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Uno dei capisaldi del Codice in materia di protezione dei dati personali (legge sulla privacy) è l´ Informativa che, regolamentata dall´articolo 13 del Codice, obbliga chiunque tratti dati personali a informare in modo chiaro ed esaustivo gli interessati in merito ai motivi del trattamento (finalità e scopi), ai criteri di elaborazione dei dati (sia manuali che informatizzati)  all´obbligo o meno a fornire le informazioni, alla durata dei trattamenti e a dove rivolgersi per esercitare i  diritti di controllo sanciti dall´art.7 del Codice stesso.

L´Informativa è quindi un atto farraginoso a volte complesso da realizzare che se non effettuato nei modi dovuti genera gravi conseguenze per il Titolare del trattamento (sanzioni amministrative, sospensione dei trattamenti, rischio penale)

L´Informativa è anche un atto di civiltà, un accordo tra i due soggetti del trattamento (Titolare e Interessato) che deve essere chiaro e rispettato; un atto che dice chiaramente cosa accadrà dei dati trattati facilitando il diritto di controllo, sancito dal Codice, da parte dell´Interessato.

Recentemente il Garante ha sanzionato, anche pesantemente, Titolari che non avevano adempiuto in modo corretto all´obbligo dell´Informativa, sia per trattamenti “speciali” quali Video sorveglianza, sanitari, etc che “normali” -quali quelli che sorgono tra Aziende-, portando all´attenzione di tutti  la fondamentale importanza ad informare sui trattamenti.  

Come prestare l´Informativa?

L´articolo 13 dice che l´Informativa può essere comunicata oralmente o per iscritto ma ciò deve avvenire previamente al trattamento dei dati.

Il legislatore nel consentire la forma di comunicazione oraleha permesso una certa duttilità nel modo di prestare l´Informativa ma questo non deve trarre in inganno o permettere a facili soluzioni.

Un aspetto rilevante, e in un certo senso nuovo per la società, è il fatto che il Codice abbia introdotto il concetto di “inversione dell´onere della prova”, ovvero non è chi accusa un danno a dover dimostrare di averlo subito ma chi ne è imputato a dover dimostrare che il danno non esiste.

Questa novità, sino a ieri limitata solo alle attività fisicamente pericolose, ha di fatto introdotto un rischio nuovo nei normali comportamenti costringendo alla ricerca di forme comportamentali a garanzia di coloro che effettuano i trattamenti.

Atteso che la mancata Informativa è un atto punibile anche con la sospensione del trattamento ovvero può anche tramutare un trattamento da “lecito” a “illecito” è fondamentale garantirsi di aver comunicato l´Informativa in modo corretto ed esaustivo.

La maggior parte delle Aziende, consce del rischio, hanno quindi provveduto a inviare Informative cartacee a tutti gli interessati richiedendo la conferma della ricezione camuffandolo nel c.d.  consenso, non dovuto, al trattamento.

Tale metodo ha concorso nel generare confusione sul concetto di consenso, trasformando un atto speciale e pieno di significati particolari in un adempimento di basso livello.

Oltre all´invio dello scritto come documento a se stante, che tra l´altro richiede anche notevoli sforzi di adeguamento in caso di aggiornamento necessario da una qualunque modifica  delle caratteristiche del Trattamento, è utilizzabile la miglior pratica di allegare l´Informativa ad ogni documento generato; ovvero inviarla come allegato vero e proprio o come stampato  sul retro di ogni documento emesso.

Anche questa pratica pone dei limiti che possono essere superati con l´uso di particolari accorgimenti; l´Informativa per essere conforme a quanto previsto deve contenere informazioni che possono richiedere un certo spazio, facilmente superiore al retro di una fattura. È  quindi necessario adottare caratteri piccoli, di difficile leggibilità, o forme discorsive estremamente abbreviate che possono rendere l´Informativa priva dei contenuti di legge o quanto meno di difficile comprensione.

In ogni caso questi metodi non permettono di assolvere al dettato legislativo “previamente informato”.

Quindi, tenuto conto che la maggior parte dei trattamenti  non necessita di consenso  da parte degli Interessati e che la stessa  legge prevede in un certo senso forme abbreviate o comunque forme alternative di comunicazione dell´Informativa pur rispettando i parametri e le garanzie fondamentali del dettato legislativo, merita, in un ottica di riduzione dei costi con alta garanzia di non sanzione,  analizzare ed eventualmente adottare forme alternative che oggi vengono messe a disposizione dalle nuove tecnologie, così come più volte suggerito dal Garante per la protezione dei dati personali in convegni ed  altre pubbliche occasioni.

Nuove forme di comunicazione

Quanto Internet sia sempre più presente come metodo e strumento di  comunicazione è sotto gli occhi di tutti.

Sono sempre meno le Aziende e le attività che possono fare a meno di Internet; la stessa Pubblica Amministrazione prevede un sempre maggiore uso di Internet per comunicare con il Cittadino e a volte il contatto via Internet è l´unico possibile.

Attraverso Internet è possibile stipulare contratti, fare denunce, interagire con i clienti , la banca etc.

Il Codice per la protezione dei dati personali prevede per l´esecuzione dell´atto di notifica dei trattamenti solo ed esclusivamente l´uso di Internet.

Una valida alternativa

Perché quindi sprecare tempo e denaro per comunicare in forma cartacea quanto può essere usata una forma di minor costo e maggiore diffusione?

Lo stesso Garante ha detto che: un modo efficiente per comunicare l´informativa è pubblicarla sul WEB (Internet), ricordando nella propria corrispondenza l´indirizzo specifico.

Certo, la sola pubblicazione non è totalmente sufficiente è  necessario anche poter fornire l´Informativa in modo alternativo a quei, sempre meno, impossibilitati ad usare la Rete; bisogna quindi prevedere forme integrative di comunicazione che permettano di coprire ogni esigenza.

È necessario quindi affiancare alla comunicazione via Internet la possibilità di inviare, dietro esplicita richiesta, l´informativa attraverso i canonici canali quali il fax o la posta ordinaria.

Ma è importante rilevare che la comunicazione orale, se supportata dalla comunicazione via Internet acquista la certezza richiesta dalla legge.

In altri termini se il Titolare pubblica l´Informativa su Internet e  rende noto tale evento attraverso richiami costanti sulla propria corrispondenza assolve in pieno all´obbligo legislativo..