La disciplina contrattualistica delle applicazioni gestionali

Pubblicato su Pm@business  (L´informatica per la piccola e media impresa)

Le applicazioni gestionali utilizzate dalle imprese possono essere essenzialmente disciplinate secondo due tipologie di contratti, ovvero quello di licenza d’uso e quello di sviluppo di software personalizzato.

In questa sede forniremo una analisi comparatistica di entrambi, affinché sia possibile individuare le clausole la cui apposizione nel contratto possa evitare inutili controversie, sia dal punto di vista del vendor (termine con il quale individueremo genericamente il titolare dei diritti patrimoniali sul software) o della software house, sia dell’impresa acquirente il programma, che in questa sede denomineremo utente o committente.

Vediamo primariamente la disciplina derivante dalla sottoscrizione di una licenza d’uso.

Il contratto di licenza d’uso del software stabilisce  a favore dell’utente la titolarità circa i diritti di utilizzazione del programma, mediante il pagamento di un corrispettivo, che può determinarsi in un compenso unico per un tempo indeterminato o in un canone periodico. L’utente, generalmente, al momento della stipula sottoscrive anche un impegno all’osservanza del divieto di riproduzione o cessione ai fini della commercializzazione del software. Difatti, le imprese che acquistano un software capace di gestire le normali operazioni aziendali non hanno alcun interesse  ad acquisire un diritto di sfruttamento economico del software, bensì hanno come obiettivo l’esclusivo  godimento della singola riproduzione del software connesso alla sola proprietà del relativo supporto su cui è riprodotto (sono sottoposti alla medesima disciplina i manuali ed i documenti esplicativi del programma, anch’essi protetti dal diritto d’autore e pertanto utilizzabili dall’utente senza alcun diritto di divulgazione o riproduzione).

Nel contratto appare essenziale disciplinare  la fase del collaudo, ovvero la verifica della corrispondenza del programma alle aspettative  dell’utente. Questa fase è connessa al diritto di  recesso esercitabile dall’utente, il quale può  sciogliersi dal vincolo contrattuale qualora verifichi l’inadeguatezza del programma alle proprie necessità. Dal punto di vista del vendor sussiste l’interesse all’esatta formulazione dei termini del collaudo sia al fine di  ottenere restituzione o distruzione della copia del software  sia al fine di evitare rivendicazioni dopo l’acquisto del software, da parte dell’utente.

Un aspetto assai delicato concerne gli aggiornamenti. Difatti è consigliabile per l’utente verificare l’inclusione nel contratto di licenza d’uso  di una clausola con la quale il vendor si obblighi a fornire eventuali aggiornamenti del programma. È noto come spesso  all’utente possa derivare un costo ingente qualora debba acquistare la versione aggiornata del programma salvo  dover addirittura variare il software  stesso qualora non sia disponibile il suo aggiornamento.

Infine, è opportuno ricordare come nel caso di licenza d’uso l’utente sia obbligato spesso per contratto, ad utilizzare il programma solo ed esclusivamente sugli elaboratori specificati al momento della stipula del contratto; difatti, a seguito dell’introduzione del decreto legislativo 518/92, all’utente è fatto espresso divieto di copiare totalmente o parzialmente il programma, salvo che per effettuare una copia di riserva. Ciò implica, salvo licenza per l’utilizzo del programma in rete, il divieto di utilizzare il programma su più elaboratori.

Possiamo concludere che nel caso di software a pacchetto, il potere dell’utente di poter determinare clausole contrattuali è pressoché inesistente, trattandosi soprattutto di software già correlato da licenza d’uso prestampata. Ma è altrettanto opportuno ricordare come l’utente, potendo richiedere una “personalizzazione” del software a pacchetto, possa altrettanto intervenire nella definizione del contratto richiedendo l’integrazione con clausole che gli consentano di rafforzare la propria posizione.

Più complessa appare la disciplina attinente il cosiddetto software su specifiche, forma assai utilizzata in materia di applicazioni gestionali. Il software in oggetto può essere disciplinato mediante la stipula di  un contratto con il quale una parte (la cosiddetta software house) predispone un programma secondo indicazioni specifiche fornite dal committente (impresa che necessita del programma) al fine di porre in essere determinate operazioni.

Generalmente le imprese ricorrono a questi contratti quando nel mercato sia assente un prodotto che corrisponda alle necessità della stessa ed appaia pertanto essenziale una compilazione personalizzata del software. Quest’ultimo sarà quindi il risultato dell’interazione tra software house e committente potendo ciò originare  controversie laddove il contratto non definisca a priori i diritti di ciascuna parte sul software ideato, che oggettivamente è la creazione di entrambe le parti, aventi pertanto ciascuna eguali diritti sullo stesso salvo pattuizione contraria. È interesse del committente stabilire nel contratto di sviluppo la titolarità esclusiva del software a suo favore.

Ciò non implica ovviamente il trasferimento del codice sorgente dalla software house al committente: nella pratica ciò non avviene assiduamente e qualora sia richiesto, può rappresentare un costo assai elevato per il committente (qualora ricorra tale ipotesi,  è doveroso ricordare che la legge a tutela delle opere dell’ingegno consente all’ideatore il mantenimento dei diritti morali sull’opera. Ciò significa che pur non potendo esercitare alcun diritto patrimoniale o dispositivo, all’ideatore  potrà essere comunque sempre riconosciuta la paternità dell’opera; difatti ex art. 20 l. n. 633/41 è stabilito che indipendentemente dai diritti esclusivi di utilizzazione economica della opera ed anche dopo la cessione dei diritti stessi, l´autore conserva il diritto di rivendicare la paternità dell´opera e di opporsi a qualsiasi deformazione, mutilazione od altra modificazione, ed a ogni atto a danno dell´opera stessa, che possano essere di pregiudizio al suo onore o alla sua reputazione. Mentre all’art. 22 è stabilito che i diritti indicati nei precedenti articoli sono inalienabili. Tuttavia l´autore che abbia conosciute ed accettate le modificazioni della propria opera non è più ammesso ad agire per impedirne l´esecuzione o per chiederne la soppressione).

La mancanza della cessione del codice sorgente può però implicare difficoltà per il committente qualora si rendano necessarie modifiche sul software. In tal caso è bene prevedere una clausola di deposito presso terzi del codice sorgente affinché sia fattibile il materiale intervento sul programma per le opportune modifiche  (di prassi tale deposito è effettuato presso un notaio).

Quando un software su specifiche ha ad oggetto applicazioni gestionali, e pertanto è connesso alla funzionalità dell’impresa stessa, appare di estrema rilevanza la fissazione di un termine di consegna. Si pensi a quali danni possono derivare ad una impresa se questa non disponga, entro il termine pattuito, di un programma in grado di gestire operazioni che manualmente potrebbero arrecare congrui costi e perdite di tempo. Di conseguenza, il contratto deve contenere l’indicazione di tutte le date inerenti sia l’avanzamento dei lavori, sia la consegna che il collaudo.

In merito all’avanzamento dei lavori nel contratto possono essere indicati varie date affinché il committente possa determinare man mano che si realizza il programma, l’evoluzione delle necessità pratiche di funzionalità dello stesso.  Anche dal punto di vista della software house è senza dubbio conveniente prevederle onde evitare di sentirsi negare il riconoscimento dei corrispettivi qualora, a programma finito, questo non corrisponda alle esigenze del committente.

E’ palese come il mancato rispetto dei termini di consegna da parte della software house o la mancata indicazione delle specifiche per la compilazione del programma da parte del committente, possono costituire motivo di risoluzione del contratto per entrambe le parti.

In merito allo sviluppo del software è anche raccomandabile introdurre una clausola contrattuale con la quale le parti vincolino le variazioni in corso d’opera solo ad alcuni aspetti del programma senza alcun aumento di prezzo. Ciò preserva la software house dal dover prestare la propria opera al di là della previsione iniziale nel caso in cui il committente effettui richieste eccedenti le variazioni previste; invece, dal punto di vista del committente evita che lo stesso debba sostenere ulteriori costi per veder realizzato adeguatamente il software secondo le proprie esigenze.  Nel caso in cui le variazioni eccedano le pattuizioni, le parti potranno integrare il contratto e stabilire prestazioni ulteriori  a fronte di compensi  maggiorati.

Una volta collaudato il programma sugli elaboratori presso l’impresa, le parti debbono stilare un verbale di accettazione del committente del programma, sottoscrivendo che questo corrisponde a quanto commissionato. A sua volta la software house consegnerà tutto il materiale funzionale all’apprendimento del programma.

Un’ultima indicazione concerne la contrattualistica in generale.

A prescindere difatti che si tratti di contratti di licenza d’uso o di sviluppo software, è sempre consigliabile nella prospettiva che possa sorgere una qualsiasi controversia  tra le parti sulla esecuzione o interpretazione del contratto, l’indicazione tra le clausole contrattuali, della scelta della risoluzione delle stesse mediante il ricorso alla forma dell’arbitrato, ovvero alla risoluzione senza ricorrere alle vie giudiziali ordinarie (con consequenziale dispendio di tempo e di denaro!). Due sono essenzialmente le alternative: le parti possono optare  per il ricorso al Collegio Nazionale di Conciliazione ed Arbitrato per l’Informatica istituito dall’ANASIN (www.anasin.it) oppure per il ricorso all’arbitrato ordinario indicando il Foro competente e le modalità di arbitraggio, nonché  la composizione numerica del collegio e le regole da seguirsi per la  nomina degli arbitri.

Concludiamo precisando che le clausole contrattuali attinenti le applicazioni gestionali  sono assai vaste ma non generalizzabili dovendosi sovente analizzare le specifiche esigenze delle parti senza  sottovalutare  i rischi che possono derivare dall’erronea o generica compilazione di un contratto che può sfociare in dispendiose cause.