L’obbligo della casella di posta elettronica nella PA

Il 12 gennaio 2004, sulla Gazzetta Ufficiale è stata pubblicata la Direttiva datata 27 novembre 2003, emessa dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’Innovazione e le tecnologie – relativa all’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni.  La Direttiva si colloca all’interno del procedimento di informatizzazione della pubblica amministrazione già da diverso tempo in corso ed in particolare dal maggio 2002, quando il Consiglio dei Ministri con l’approvazione delle Linee guida per lo sviluppo della società dell’informazione nella legislatura, stabiliva tra gli obiettivi quello di adottare – entro la fine della legislatura – la posta elettronica in occasione di tutte le comunicazioni interne alla pubblica amministrazione. Indubbiamente la posta elettronica rappresenta ormai un mezzo di comunicazione che fa parte del quotidiano, che consente facilità e velocità nelle comunicazioni e nell’invio di documenti ovunque ci troviamo. Vediamo concretamente a quali obblighi saranno tenuti i destinatari della direttiva.

Ogni amministrazione è genericamente tenuta a porre in essere quelle attività che emergono come necessarie affinché tutte le comunicazioni nelle pubbliche amministrazioni possano avvenire esclusivamente in via elettronica. Nel Testo Unico sulle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa- il DPR 445/00 – la posta elettronica ha già un ruolo di strumento sostitutivo o integrativo di quelli ordinariamente utilizzati. Affinché pertanto si realizzi concretamente l’obiettivo, occorre che tutte le pubbliche amministrazioni dotino i dipendenti di una casella di posta elettronica. Inoltre occorre attivare apposite caselle istituzionali affidate alla responsabilità delle strutture di competenza. In relazione a queste caselle cosiddette istituzionali, vige l’obbligo della lettura almeno quotidiana, nonché quello di conservazione a seconda della tipologia di messaggio.

Nella Direttiva si ribadisce che la posta elettronica può essere utilizzata per la trasmissione di qualsiasi tipo di informazione, documento o comunicazione in formato elettronico, semplificando anche la vita dei cittadini. La posta elettronica servirà inoltre non solo nei rapporti cittadino-Pa ma anche internamente alle amministrazioni: si pensi all’invio multiplo, necessità spesso ricorrente all’interno dell’amministrazione qualora una questione investa più soggetti; o alla possibilità di richiedere e concedere ferie, permessi, richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio ai dipendenti o ad un singolo, diffondere circolari o ordini di servizio. E con l’utilizzo della firma elettronica, le amministrazioni potranno trasmettere anche documenti informatici sottoscritti: insomma una “manovra” all’insegna della semplicità, dell’immediatezza e della  economicità.

È pertanto un dovere delle amministrazioni non solo dotare i dipendenti di una casella di posta elettronica, ma adottare anche tutte quelle iniziative che possono sostenere e promuovere l’uso della stessa da parte del personale, anche attraverso processi di formazione. Alla Direttiva si affianca peraltro l’iniziativa del Comitato dei Ministri per la società dell’informazione che ha approvato il finanziamento a favore delle amministrazioni statali in relazione al progetto che prevede interventi relativi alla diffusione ed all’utilizzo di strumenti telematici in sostituzione dei cosiddetti canali tradizionali di comunicazione. Il progetto prevede la realizzazione dell’indice della pubblica amministrazione, ovvero un elenco in cui sono riportati gli indirizzi istituzionali della pubblica amministrazione, nonché l’attribuzione delle corrispondenti caselle di posta elettronica; include l’indirizzario elettronico dei singoli dipendenti (questo però non pubblico bensì formulato ad esclusivo uso interno). Sempre nel progetto è stabilito che le amministrazioni possano presentare specifici progetti illustrativi della trasformazione delle procedure amministrative che attualmente sono in uso con il supporto cartaceo affinché si trasformino in procedure informatizzate.

È ora onere della amministrazioni l’inserimento ed il tempestivo aggiornamento dei dati contenuti nell’indice e nell’indirizzario. Difatti, ogni amministrazione deve provvedere ad inserire sul sito www.indicepa.gov.it, le aree organizzative omogenee ed i relativi indirizzi di posta elettronica entro e non oltre 60 giorni dalla pubblicazione della Direttiva.  Inoltre, ogni amministrazione dovrà comunicare al Centro Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, il nominativo ed i recapiti del soggetto che nel proprio ambito, sarà il referente della predette attività. In tutto questo, il CNIPA si colloca peraltro come soggetto preposto al monitoraggio sulla stato di attuazione della direttiva, con cadenza semestrale. Insomma una vera e propria rivoluzione per la PA, che per cittadino ed impresa rappresenta indubbiamente un passo avanti nella informatizzazione delle amministrazioni.