Libro unico del lavoro in conservazione sostitutiva

Grazie all’art. 39 D.L. n. 112 del 25/06/2008 (convertito, con modificazioni, in Legge n. 133 del 6/08/2008[1]) è stata prevista la sostituzione dei Libri Paga e Matricola con il Libro Unico del Lavoro[2] (c.d. LUL), all’interno del quale tutti i datori di lavoro privati[3], di qualsiasi settore di appartenenza, compresi i datori di lavoro agricoli, dello spettacolo, degli autotrasporti e marittimi, dovranno riportare la vita fiscale – lavorativa dei rispettivi lavoratori subordinati, collaboratori coordinati e continuativi e degli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Nello specifico, il contenuto del LUL si sostanzia in:

v   dati identificativi di ogni lavoratore (nome, cognome e codice fiscale), nonché le informazioni relative al rapporto di lavoro;

v   informazioni relative al rapporto di lavoro (qualifica, livello, retribuzione base, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali).

v     somme erogate dal datore di lavoro in denaro o in natura (anche esenti dal punto di vista fiscale e contributivo), con specificazione dei premi e dei compensi per lavoro straordinario;

v     i rimborsi spese (anche esenti dal punto di vista fiscale e contributivo);

v     i dati relativi agli assegni familiari;

v     le prestazioni a carico degli Istituti previdenziali e assistenziali;

v     le trattenute a qualunque titolo effettuate;

v     le detrazioni fiscali;

v     un calendario presenze, con indicazione per i lavoratori dipendenti delle ore di lavoro effettuate giornalmente, delle ore di straordinario, delle assenze anche non retribuite evidenziate con apposite ed inequivoche causali ;

v     con riferimento ai lavoratori retribuiti in misura fissa e non soggetti ai limiti orari di cui al D.Lgs. n. 66/2003, vale a dire personale con mansioni direttive, capi reparto, dirigenti, quadri e simili, si può indicare solo la “P” di presenza permanendo comunque l’obbligo della causale relativa alle assenze;

v     per i collaboratori e gli associati in partecipazione vi è l’obbligo di indicare la causale riferita alle assenze che hanno riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali (ad esempio infortunio o maternità) anche solo mediante annotazione libera sul cedolino (ad esempio “infortunio dal…al…”).

Il LUL , così determinato, deve essere compilato, completo in tutti i suoi dati obbligatori, per ciascun mese di riferimento entro il 16 del mese successivo, e, comunque, entro il termine di versamento mensile dei contributi in tutti i casi in cui questo venga posposto. La normativa prevede la possibilità di conservarlo presso la sede legale dell’impresa, oppure presso la società capogruppo nei gruppi di impresa, o, ancora – e previa comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro territorialmente competente – presso lo studio del consulente del lavoro (o altro professionista abilitato ex L.12/979), o presso i servizi ed i centri di assistenza della associazioni di categoria delle imprese artigiane e della altre piccole imprese.

Per la materia che qui ci interessa, un importante richiamo normativo è costituito dal Decreto del Ministero del Lavoro del 9 luglio 2008[4], destinato a specificare le tre modalità di tenuta e conservazione ammissibili del documento di cui trattasi. In effetti il Decreto, oltre a prevedere l’elaborazione a stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, o la stampa laser, indica anche la possibilità – previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio – di elaborare il LUL su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità in ogni momento, anche l’inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del D. Lgs. n. 82 del 2005.

Sotto il profilo pratico dunque, i documenti informatici che compongono il Libro Unico devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità. Inoltre la tenuta del LUL in forma digitale, così come legalizzata dal Decreto del Ministero del Lavoro, permette una duplice semplificazione, la prima di natura fiscale, la seconda di natura prettamente tecnica:

v     dal punto di vista fiscale la conservazione sostituiva del LUL, sottrae quest’ultimo agli obblighi di vidimazione da parte dell’INAIL;

v     dal punto di vista tecnico, considerato l’obbligo di conservazione quinquennale del LUL, sul Responsabile della Conservazione non gravano particolari adempimenti in merito alla lett. H dell’art. 5 Delibera Cnipa n. 11/2004[5].

Considerato quanto sopra, la conservazione sostitutiva del LUL garantisce ed assicura notevoli vantaggi – economici, temporali, ed organizzativi – per le aziende che decidano di intraprendere la via informatica. Una scelta che , soltanto ab initio, sembra così lontana dallo strumento cartaceo ma che indubbiamente, analizzati i favori procedurali, verrà adottata in maniera sempre crescente dai soggetti tenuti alla redazione del documento.