Nuova figura nel sistema di conservazione sostitutiva: i conservatori accreditati
Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale introduce una nuova figura all’interno del sistema della conservazione sostitutiva: i “conservatori accreditati”.
Trattasi di soggetti, pubblici o privati, che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed ottengono l’accreditamento presso la DigitPA, previo riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza (cfr. art. 44 bis CAD).
Più precisamente, i soggetti che intendono conseguire detto riconoscimento dovranno chiedere di essere accreditati presso DigitPa, impegnandosi al rispetto delle regole tecniche e dimostrando di possedere alcuni requisiti essenziali, quali l´affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di certificazione, nonché l’esperienza e le competenze specifiche per i servizi forniti.
In seguito all´accoglimento della domanda ed alla conseguente iscrizione del richiedente in un elenco pubblico, tenuto da DigitPa e consultabile anche in via telematica, il soggetto accreditato potrà qualificarsi come tale ed operare nel sistema della conservazione sostitutiva.
Ma in che termini è possibile richiedere l’intervento dei conservatori accreditati e quali i vantaggi nel compiere tale scelta?
Coloro che intendano attivare processi di dematerializzazione documentale potranno avvalersi dei conservatori accreditati, optando per l’esternalizzazione integrale del processo ovvero per un sistema di conservazione organizzato internamente da sottoporre al vaglio di tali soggetti.
In entrambi i casi, la scelta del responsabile della conservazione sostitutiva di richiedere l’intervento dei soggetti accreditati di cui all’art. 44 bis CAD determina una garanzia in termini di rispetto della normativa in materia e attribuisce una maggiore e più efficace valenza probatoria ai documenti conservati, sicché deve ritenersi certamente consigliabile.
