Tenuta meccanografica di registri assicurativi e contabili: imposta di bollo e conservazione sostitutiva

Nel caso di tenuta meccanografica di registri assicurativi e contabili da portare in conservazione sostitutiva come si deve procedere per il pagamento dell’imposta di bollo, a cui detti documenti sono soggetti fin dall’origine, e come per l’acquisizione della relativa immagine?

Tale quesito è stato oggetto di formale istanza di consulenza giuridica, presentata dall’Associazione Anorc, in data 09/03/2010, all’Agenzia dell’Entrate, che ha provveduto recentemente a fornire chiarimenti sul punto.

In ordine alla concreta modalità con cui è possibile effettuare il pagamento dell’imposta di bollo, cui detti registri assicurativi e contabili sono soggetti, occorre considerare che, nel caso di documenti tenuti in modalità analogica, il bollo deve essere assolto prima di mettere in uso il libro o il registro tradizionali, mediante apposizione sul supporto cartaceo di apposito contrassegno rilasciato con modalità telematiche da un intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate ovvero a mezzo pagamento al concessionario della riscossione, banca o posta. Nel caso di tenuta digitale dei documenti elettronici, l’imposta di bollo deve essere invece assolta secondo le regole previste dall’art. 7 del DMEF 23 gennaio 2004, effettuando il pagamento in base al numero presumibile di registrazioni contabili.

Orbene, l’Agenzia delle Entrate, rispondendo al quesito formulato dall’Anorc, ha rilevato che i registri assicurativi e contabili, anche se formati con strumenti informatici, si considerano analogici agli effetti di legge, in quanto privi della sottoscrizione elettronica e del riferimento temporale prescritti dall’art. 3 del decreto ministeriale 23/01/2004, sicchè il pagamento della relativa imposta può essere comunque effettuato secondo le modalità prescritte per l’ipotesi in cui i registri siano tenuti in modalità analogica.

Ulteriore aspetto da considerare è poi quello relativo alla materializzazione dei registri su un supporto fisico, operazione che -come precisato dall’Agenzia delle Entrate- costituisce condizione necessaria perché detti documenti possano essere considerati giuridicamente esistenti e rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.

In particolare occorre chiedersi se detta materializzazione si configuri o meno quale presupposto essenziale anche per la conservazione sostitutiva dei registri e, quindi, se sia necessario procedere alla stampa e alla successiva acquisizione dell’immagine dei documenti stampati, oppure se risulti essere sufficiente acquisire direttamente lo spool di stampa (o rappresentazione grafica) dei registri.

L’Agenzia delle Entrate, richiamando la propria Risoluzione 158/E del 2009, ha precisato che la fase dell’acquisizione dell’immagine del documento analogico “deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole” e che l’acquisizione dell’immagine di detto documento tramite il processo di generazione dello spool di stampa è consentita purchè l’immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.