L’invio dell’impronta dell’archivio informatico all’Agenzia delle Entrate ad opera del Responsabile della Conservazione

In attuazione dell’art. 5 D.M.E.F. 23 gennaio 2004, l’Agenzia delle Entrate il 25 ottobre 2010 ha emesso il Provvedimento n. 2010/143663 contenente le specifiche tecniche per la trasmissione telematica dell’impronta – firmata e marcata – dell’archivio informatico dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva all’Agenzia. Il richiamato Provvedimento realizza lo scopo dichiarato di estendere nel tempo la validità dei documenti ai fini fiscali fintanto che permane l’obbligo di conservazione dei documenti stessi ai fini tributari, e, altresì, i professionisti  del settore potranno de materializzare le informazioni relative ai propri clienti, garantendo, in tal modo maggiore efficienza ed efficacia in un contesto economico che abbisogna di innovazione, anche tecnologica.
Al riguardo, ci si chiede se in un processo di conservazione sostitutiva affidato in outsourcing, l’outsourcer, nominato Responsabile della conservazione sostitutiva, possa inviare direttamente l’impronta dell’archivio informatico per conto dell’azienda cliente. Per rispondere si rende opportuno riferire quanto reso dal DMEF e dal Provvedimento in analisi. Il primo sancisce che “entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per l prestazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive ed all’imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale”; per il secondo, al punto 1.1, conferma che “ il soggetto interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto eventualmente delegato da quest’ultimo  in base all’art. 5, comma 2, della deliberazione Cnipa 11/2004, comunicano per via telematica…”. Pertanto, considerato quanto sopra, il Responsabile della Conservazione dovrebbe poter assolvere l’obbligo di comunicazione utilizzando i canali Entrate e Fisconline, oppure ancora, ricorrendo ad un intermediario abilitato alla trasmissione telematiche delle dichiarazioni dei redditi, a norma dell’art. 3 commi 2-bis e 3, dal DPR 22 luglio 1998, n. 322.
Per completezza si rende infine opportuno enunciare, di seguito, quali sono le sanzioni applicabili per l’omesso o il tardivo invio della comunicazione. Nel caso in cui l’archivio documentale sia tenuto conformemente alle prescrizione del DMEF e della delibera Cnipa, la sanzione per la semplice omissione della comunicazione è quella prevista dall’art. 11 D.Lgs. 471/1997 (da euro 258,00 ad euro 1.032,00). Invece, nel caso in cui la comunicazione avvenga oltre i termini previsti, ma prima di un accesso, ispezione o verifica, la condotta non è sanzionabile in quanto la violazione risulta meramente formale, e, quindi, non incidente sulla determinazione delle imposte (art. 6, comma 5 bis D.Lgs. 472/1997).