PEC, scadenze e mancata attuazione dell’uso della PEC nei rapporti con i cittadini da parte della Regione Basilicata

La PEC, Posta Elettronica Certificata, è un nuovo mezzo di comunicazione non diverso dalla posta elettronica comunemente utilizzata, che permette la trasmissione di documenti ed allegati al destinatario della mail, ma, a differenza di quest’ultima, garantisce al mittente la prova legale dell’invio e dell’avvenuta ricezione del messaggio al destinatario. La previsione della PEC, il cui valore giuridico è pertanto equiparabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno, si inserisce in un più ampio processo di digitalizzazione e semplificazione della burocrazia e la sua conseguente dematerializzazione, processo che è ovviamente strettamente connesso con la conservazione elettronica e la firma digitale.

La Pec, alternativa ai tradizionali mezzi di comunicazione, è stata disciplinata per la prima volta dal DPR 68/2005; con il D. L. 185/2008, convertito con legge n. 2 del 28/01/2009 la PEC è divenuta obbligatoria per gli operatori economici, identificati ora non solo attraverso la sede fisica anche virtuale. Le disposizioni legislative in particolare prevedevano che:
–  le nuove società che si costituivano dopo il 29 novembre 2008, dovevano indicare l´indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese;
– i professionisti iscritti ad albi ed elenchi, istituiti con legge di stato, dovevano comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata tassativamente entro il 29 novembre 2009; lo stesso termine per l’entrata in vigore dell’obbligo doveva essere rispettato anche dalla Pubblica Amministrazione;
– le imprese, già costituite in forma societaria al 28 novembre 2008, devono comunicare al registro delle imprese l´indirizzo di PEC entro il 29 novembre 2011.
Dall’elenco del D.L. 185/2008 rimangono quindi escluse le imprese individuali e quelle non costituire in forma societaria.
Al CNIPA (Centro Nazionale per l´Informatica nella Pubblica Amministrazione), oggi DigitPA – Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione a seguito del D. Lgs. 177 del 1 dicembre 2009, è stato assegnato il compito di vigilare e controllare i gestori del servizio Pec (secondo le regole di cui alla Circolare 51 del 7 dicembre 2006), di supportare la Pubblica Amministrazione, svolgendo “le funzioni di natura progettuale, tecnica e operativa, per il coordinamento e il governo dei progetti di innovazione, di redazione di regole tecniche e standard”. In particolare presso tale Autorità si accreditano i gestori di PEC, secondo le modalità previste dalla circolare CNIPA n. 56 del 21 maggio 2009. Importante è rilevare che il gestore al momento dell’invio del messaggio non garantisce l’integrità e autenticità del contenuto del messaggio, ma garantisce l’avvenuta consegna del medesimo e l’integrità e autenticità del messaggio, attraverso la sottoscrizione con firma elettronica da parte del gestore medesimo. Quest’ultimo dovrà conservare i log dei messaggi in entrata ed in uscita per un periodo minimo di 30 mesi, rendendoli disponibili al mittente, il quale in caso di smarrimento delle ricevute potrà richiederle al gestore.

È d’uopo specificare che questo obbligo di mantenere i log dei messaggi non implica la conservazione del contenuto stesso; si ricordi inoltre che la ricevuta di avvenuta consegna non implica la lettura del messaggio da parte del destinatario ma soltanto il fatto che il messaggio è stato recapitato nella casella di posta elettronica.
Andando a ritroso, è certo che questo sistema di comunicazione ha trovato difficoltà ad affermarsi; si consideri che alla fine del 2009 ancora il 75% dei professionisti non aveva ancora adottato la PEC. Tale inerzia, forse, era dovuto alla mancata previsione di sanzioni in relazione ai professionisti, contrariamente a quanto previsto in ambito societario. Si veda in tal senso l’articolo 2630 c.c. secondo cui  “Chiunque essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 Euro a 2065 Euro”. Ad oggi le cose sono cambiate; addirittura nel IV° bimestre 2011 (luglio e agosto) secondo i dati forniti dai gestori, 2.772.048 sono addirittura le caselle in esercizio per ciascun dominio e 135.229 i domini in esercizio.  La PEC è divenuto quindi uno strumento essenziale per snellire i processi comunicativi nel dialogo tra Pubblica Amministrazione, imprese, professionisti e gli stessi cittadini. Lo stesso ambito applicativo della PEC con le novità del Codice dell’Amministrazione Digitale ha incontrato nuovi sviluppi, in quanto è stato prevista la totale equiparazione tra PEC e atto notificato per posta ordinaria. Questo consente agli studi professionali di poter inviare gli atti attraverso PEC mantenendo la loro rilevanza processuale. Si legga sul punto l’articolo 45 del CAD (Valore giuridico della trasmissione), modificato dal comma 1 dell’art. 31, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, che statuisce che “i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”.

Oltre a ciò si consideri che con Circolare del Ministero degli Interni n. 7138 del 2 settembre 2011, è stata prevista la possibilità di acquisire copia elettronica degli atti in formato PDF relativi agli incidenti stradali presentando domanda tramite PEC agli Uffici della Polizia Stradale. La richiesta potrà essere soddisfatta se il soggetto richiedente sia legittimato ad accedere, avendo un interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, e se Autorità Giudiziaria abbia dato il nulla osta nel caso che l’incidente abbia assunto rilevanza penale.
Se i riscontri in vari ambiti appaiono positivi, la Pubblica Amministrazione tuttavia sembra ancora “arrancare” in questo processo di digitalizzazione, che entro il 2012 dovrebbe concludersi. Esempio emblematico di quanti ancora siano i passi da fare è la sentenza del 23 settembre 2011 n. 478 del TAR della Basilicata, con cui è stato imposto alla Regione Basilicata il rispetto del Codice della Pubblica Amministrazione Digitale proprio per mancata attuazione dell’uso della PEC nei rapporti con i cittadini. Quanti problemi ancora dovrà risolvere la pubblica amministrazione se è stato un provvedimento giudiziario ad obbligare la Regione a divulgare e usare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata?