Agenzia delle Entrate: sì alla dematerializzazione dei documenti di trasporto di beni
Porta la data del 25 Marzo scorso la risoluzione 19/E con cui l’Agenzia delle Entrate, rispondendo ad un’istanza di interpello relativa alla corretta interpretazione dell’art. 41 del DL n. 331/1993 riferita alla documentazione necessaria a provare l’avvenuto trasporto di beni in un altro paese comunitario, fornisce chiarimenti in merito alla possibilità di generare prove alternative rispetto al documento di trasporto cartaceo, il cosiddetto Cmr, meglio conosciuto come “lettera di vettura internazionale”.
Dimostrando una notevole apertura nei confronti del formato digitale, l’Agenzia specifica che il Cmr elettronico, contenente le medesime informazioni rispetto al documento cartaceo, rappresenta un mezzo di prova idoneo a dimostrare l’uscita della merce dal territorio nazionale, e quale alternativa valida al Cmr cartaceo individua quell’”insieme di documenti dal quale si possano ricavare le medesime informazioni presenti nello stesso e le firme dei soggetti coinvolti (cedente, vettore e cessionario). Tra questi, risulta ammissibile anche l`utilizzo delle informazioni tratte dal sistema informatico del vettore, da cui risulta che la merce ha lasciato il territorio dello Stato ed ha altresì raggiunto il territorio di un altro Stato membro”.
La normativa a riguardo, tutt’altro che omogenea, crea tuttavia non poche difficoltà interpretative. Se la regolamentazionecomunitaria, da un lato, lascia liberi i singoli Stati membri di indicare quali documenti attestino l’avvenuto trasporto della merce fuori dai loro confini, la legge italiana, dall’altro, non contiene alcuna previsione specifica sulla documentazione che deve essere conservata dal cedente, da esibire in caso di richiesta a fini di controllo per provare il compiuto trasferimento del bene in un altro Stato comunitario.
Chiamando in causa la risoluzione n. 477 del 2008, riferita al caso specifico delle cessioni franco fabbrica, in cui “il cedente nazionale si limita a consegnare i beni al vettore incaricato dal cliente e molto difficilmente riesce ad ottenere da quest’ultimo una copia del documento di trasporto controfirmata dal destinatario per ricevuta” l’Agenzia delle Entrate ha precisato che la prova dell’avvenuto trasporto “potrà essere fornita con qualsiasi altro documento idoneo a dimostrare che le merci sono state inviate in altro Stato membro”.
L’Agenzia delle Entrate sottolinea che i documenti in formato elettronico e le informazioni tratte dal sistema informatico devono essere considerate, dal punto di vista giuridico, come documenti analogici, non possedendo le caratteristiche idonee per essere considerate elettroniche, in quanto prive di “sottoscrizione elettronica” e “riferimento temporale”. In termini giuridici, dunque, la Risoluzione considera tali atti, documenti analogici che devono essere materializzati affinché possano essere valutate legittime fonti di prova. In proposito, la risoluzione n. 158/2009 ha precisato: “ciò comporta che un siffatto documento, carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine come un documento informatico, dovrà essere materializzato su un supporto fisico per essere considerato giuridicamente rilevante ai fini delle disposizioni tributarie”.
Anche per quanto riguarda l’acquisizione dell’immagine, l’Agenzia – sempre in riferimento alla risoluzione 158/E del 2009 – conferma l’assenza di una normativa specifica. Ragione per cui, dal momento che “le disposizioni normative non prevedono delle specifiche modalità […] la stessa deve considerarsi libera”. Ciò nonostante l’immagine acquisita deve essere tale da riprodurre in maniera corretta, fedele e veritiera il contenuto del documento. Una volta conclusa la fase di acquisizione è necessario garantire la conservazione dell’immagine in modo da renderla leggibile e reperibile nel tempo.
La risoluzione termina ricordando che “in ogni caso, il supporto fisico andrà conservato per essere esibito a richiesta degli organi accertatori, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva”.
