Notifica telematica via PEC. Il processo telematico muove i primi passi, cosa significa per le aziende?

Sono entrate in vigore, da poco più di un mese le norme e le regole tecniche, che consentono agli avvocati la notifica degli atti processuali per via telematica servendosi della PEC (Posta Elettronica certificata). Si auspica che siano superate le lacune che ne avevano limitato e reso incerto l’utilizzo segnando un ulteriore passo in avanti in ottica di modernizzazione e semplificazione.

L’iter normativo è stato complesso. Nel 2012 l’art. 25 della legge di stabilità introduceva l’uso della posta elettronica certificata da parte degli avvocati che potevano così notificare anche in via telematica senza la necessità di avvalersi dell’ufficiale giudiziario. Necessario corollario alla legge n.53 del 21 gennaio 1994 che già prevedeva la notificazione tramite servizio postale.

Per abilitarsi l’avvocato, a norma della suaccennata normativa, deve ottenere dall’ordine una autorizzazione, una tantum, e premunirsi di un registro cronologico apposito in cui annotare ciascuna singola notificazione. Tutti i legali autorizzati già dal 1994, con la legge di stabilità, potevano di fatto notificare via PEC dall’inizio del 2012.

“la notifica è effettuata a mezzo della posta elettronica certificata solo se l’indirizzo del destinatario risulta da pubblici elenchi. Il notificante procede con le modalità previste dall’articolo 149-bis del codice di procedura civile, in quanto compatibili, specificando nella relazione di notificazione il numero di registro cronologico di cui all’articolo 8″ (ex art. 1 comma 3-bis della legge n. 53, oggi del tutto soppresso).

Le lacune inerenti soprattutto – come spesso accade – una chiara regolamentazione tecnica sulle modalità di redazione del messaggi di PEC, sui formati dei file da allegare nonché sui documenti da depositare in giudizio, hanno creato non pochi ostacoli all’operatività.

Per rilanciare, è arrivato nell’ottobre del 2012 il DL n. 179 convertito con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221. Nell’articolo 16-quarter si ridisegna la questione modificando la legge 21 gennaio 1994, n. 53. Viene così aggiunto l’art. 3-bis che diventa “dedicato” a questa materia, distinguendola – di fatto – dalla disciplina delle notifiche per mezzo posta analogica. Solo in questo ultimo caso, ad esempio, permane l’obbligo di registro cronologico abolito invece per le notificazioni mezzo PEC.

Nel 2013 viene emanato il Decreto del Ministero della Giustizia n.48 del 3 aprile 2013, ovvero il “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l´adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell´informazione e della comunicazione”. E con la sua entrata in vigore, 24 maggio 2013, il processo telematico comincia a muovere i primo passi.

Requisito fondamentale per mittente e destinatario è che gli indirizzi PEC siano presenti su pubblici registri.

Per la Pubblica Amministrazione esiste già un pubblico elenco. Visto l’obbligo (dal 30 giugno) di dotarsi di un indirizzo PEC anche per imprese individuali e professionisti iscritti agli albi, non può mancare un elenco pubblico di riferimento, il cosiddetto INI-PEC, già operativo con oltre 750.000 indirizzi di professionisti e 3.000.000 di PEC aziendali inseriti. Restano escluse le persone fisiche (non soggette ad alcun obbligo normativo al riguardo) che tuttavia possono attivare una casella PEC ed esercitare il diritto definito dall’art. 3-bis del CAD, introdotto dal DL 18 ottobre 2012, n. 179: “è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale”. Questi indirizzi saranno inseriti (e consultabili dal 15 dicembre 2013) nell’Anagrafe nazionale della popolazione residente-ANPR, un pubblico elenco – dunque – che consentirà la notificazione degli atti processuali per i cittadini privati.

Al di là delle novità che questa revisione normativa significa per gli avvocati, cosa implica per le aziende?

Stante l’obbligo sopracitato per aziende e professionisti di possedere un indirizzo PEC, e vista la possibilità da parte di avvocati di operare la notifica telematica di atti giudiziari, diviene necessario effettuare un monitoraggio quotidiano della propria casella di posta elettronica certificata. Tra gli atti notificati telematicamente, infatti, alcuni, come i decreti ingiuntivi, qualora non contestati entro 40 giorni – diventano non opponibili.

Quando si riceve un atto di notifica via PEC, cosa verificare

Un corretto messaggio in PEC di notifica telematica deve contenere, tra l’altro:

– Atto processuale oggetto di notifica- Eventuale procura ad litem qualora risulti separata dall’atto a cui si riferisce- Relazione di notificazione non inserita nel corpo del messaggio di PEC, ma redatta su documento informatico separato, e sottoscritta obbligatoriamente con firma digitale.

Per il soggetto notificante, la notifica è da considerarsi avvenuta nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione (art. 6, comma 1, DPR 11 febbraio 2005 n. 68). Per il destinatario si perfeziona nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista (art. 6, comma 2, DPR 11 febbraio 2005 n. 68).
La più recente norma tecnica (articolo 1 comma 6 DECRETO 3 aprile 2013, n. 48) afferma che

La ricevuta di avvenuta consegna prevista  dall´articolo  3-bis,comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e´  quella  completa,  di cui all´articolo  6,  comma  4,  del  decreto  del  Presidente  della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 

Ovvero “completa del messaggio di posta elettronica certificata consegnato”, allegati compresi. Occorre dunque impostare in tal senso (soprattutto in vista di un eventuale deposito in giudizio dell’atto notificato via PEC) il proprio client di posta certificata.