Condominio e privacy: otto capitoli per imparare a convivere

“Il condominio e la privacy”. Questo il titolo del Vademecum realizzato dal Garante per la protezione dei dati personali, alla luce della recente riforma approvata dal Parlamento (legge n. 220/2012, recante “Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici”, in vigore dal mese di giugno 2013), al fine di favorire “l’equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della Privacy (D. Lgs. N.196/2003)”.

Questo pratico manuale affronta in maniera sintetica e concreta le problematiche privacy più comuni in ambito condominiale a partire dalle responsabilità dell’amministratore fino alla gestione dell’assemblea senza trascurare questioni spinose quali l’accesso agli archivi, le regole per l’installazione di impianti di videosorveglianza e quelle per accedere ai dati pubblicati sul sito web del condominio. L’importanza di regolare i rapporti tra vicini di casa nell’ambito di un luogo di stretta convivenza quale il condominio è stata ribadita e sottolineata dallo stesso Antonello Soro, Presidente dell’Autorità.

“E´ davvero importante – ha affermato Soro – garantire un giusto livello di riservatezza nei rapporti condominiali e tra vicini di casa nella vita di ogni giorno. Bisogna fare in modo, però, che la tutela della privacy non sia usata come pretesto per limitare la trasparenza nella gestione condominiale, omettendo dati che tutti i condomini devono poter conoscere“.

La guida, articolata in otto brevi capitoli, prende in esame le seguenti tematiche: l’amministratore; l’assemblea; la bacheca condominiale; la gestione trasparente del condominio; la videosorveglianza; il condominio digitale; il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti; ulteriori chiarimenti. Il manuale dedica infine una piccola sezione al glossario dei termini più utilizzati e un’altra ai riferimenti ai principali provvedimenti in materia condominiale. Analizzando i punti affrontati dal manuale, si nota che una delle prime precisazioni contenute nel documento riguarda la figura dell’amministratore sul quale grava l’esigenza di mediare tra le necessità di trasparenza nella gestione condominale e la riservatezza dei singoli condomini. La guida sottolinea la possibilità di designare l’amministratore “responsabile del trattamento” dei dati personali dei condomini, rivestendolo così di “uno specifico ruolo in materia di privacy”.

Il Garante pone poi l’accento sul principio di pertinenza e non eccedenza dei dati trattati rispetto alle finalità di gestione e di amministrazione delle parti comuni. Tra questi sono inclusi, per esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condomini, le quote millesimali e/o eventuali ulteriori dati necessari per le ripartizioni dei costi. Nei casi in cui siano trattati dati riferiti a soggetti terzi, l’amministrazione dovrà fornire un’adeguata informativa secondo quanto previsto dall’art. 13 del d.lgs. n. 196/2003.

Sono previste inoltre limitazioni nell’impiego di utenze telefoniche (fisse o cellulari) e di indirizzi e-mail, che potranno essere utilizzati solo se presenti in elenchi pubblici o dietro il consenso esplicito dell’interessato. Altro punto da non trascurare è quello connesso al trattamento dei dati “sensibili” utilizzabili solo in caso di necessità e mediante l´adozione di adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.La conservazione dei suddetti dati da parte dell’amministratore dovrà essere salvaguardata da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza.

Per quanto riguarda il funzionamento dell’assemblea, il Garante accorda la partecipazione solo ai condomini e, solo limitatamente a particolari questioni e per il tempo strettamente necessario, a soggetti diversi portando ad esempio tecnici o consulenti consultati in merito a specifiche attività da discutere ed attuare. Interessanti le istruzioni sull’impiego delle bacheche posizionate nell’androne del palazzo, utilizzabili solo per avvertimenti impersonali e avvisi di carattere generale.

I dati relativi alle morosità dei singoli condomini possono “essere oggetto di discussione nel corso dell’assemblea in applicazione del principio per cui tutti i condomini sono soggetti “interessati” a tali informazioni (e non sono, quindi, terzi), tanto che possono chiedere tali “notizie” anche facendone richiesta diretta all´amministratore, senza che sia necessario ottenere il consenso dei condomini interessati” . Resta fermo il principio che è vietata la diffusione degli stessi fuori dall’ambito condominiale.
I sistemi di videosorveglianza, la cui installazione – secondo l’ultima modifica apportata dalla Riforma del Condominio – viene decisa con le maggioranze ex art. 1122 ter cc., devono riprendere solo le parti comuni e, tra le altre precauzioni previste dal Codice Privacy, devono essere obbligatoriamente segnalati da appositi cartelli. La conservazione delle registrazioni deve essere limitata in via generale ad un periodo non superiore alle 24-48 ore, da stabilire anche in base a specifiche esigenze di esercizi ed uffici presenti all’interno del condominio.

Un altro degli argomenti caldi presi in esame riguarda la creazione di un sito internet del condominio, ad accesso individuale e protetto. Una volta approvato in sede di assemblea l’amministratore sarà tenuto a rendere accessibili atti e rendiconti mensili solo mediante apposite procedure di sicurezza come l’autenticazione tramite password individuali finalizzate a garantire un accesso sicuro ed univoco  ai documenti digitali.

Il manuale ricorda, infine, l’obbligo per l’amministratore di far transitare le somme di denaro ricevute o erogate su uno specifico conto corrente: a tal proposito, secondo quanto stabilito dal Codice Privacy, ogni singolo condomino ha il diritto di richiedere i dati dello stesso e la copia delle relative rendicontazioni.

Facendo seguito alla riforma del condominio, l’Autorità di ambito ha prodotto un documento molto pratico e di facile comprensione, atto a dettare delle linee guida per una gestione privacy oriented del condominio nel rispetto dei diritti degli interessati, e che indubbiamente tornerà utile agli operatori del settore.

Articolo pubblicato su A&S Italy – Ottobre 2013