Fatturazione elettronica: dal 6 giugno 2013 l’obbligo si impone ai Ministeri… e non solo

Porta la data del 4 Novembre la circolare n. 37 con cui il Ministero dell’Economia e delle Finanze (e in specie il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato) dà il via libera all’attuazione del Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica nell’ambito della Pubblica Amministrazione.

Ricordiamo che l’articolato iter burocratico era stato intrapreso lo scorso 6 giugno con l’entrata in vigore del Regolamento a seguito dell’emissione del Decreto ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013,  avviando il percorso di adeguamento all’utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra PA e fornitori.

Si parte come detto dai Ministeri. Il termine per il loro adeguamento e per quello delle Agenzie fiscali e degli Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale, individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, individuate ai sensi dell’art. 1, comma 5, della Legge 30 dicembre 2004, n. 311.

Si ricorda che nei confronti delle altre amministrazioni gli obblighi relativi alla fatturazione elettronica decorrono trascorsi ventiquattro mesi dall’entrata in vigore del decreto ministeriale ridetto.

La circolare in parola riferisce dell’obbligo per i Ministeri, ma si occupa al contempo della possibilità per le altre Amministrazioni di aderire anticipatamente al processo su base volontaria, a fronte di specifici accordi con i fornitori. Allo scopo per esse si renderanno disponibili fin dal 6 dicembre 2013 le funzionalità del Sistema di interscambio di cui al Regolamento citato.

L’adeguamento, in ogni caso, avviene su base comune per tutti i soggetti obbligati al nuovo processo contabile e nella fattispecie il Regolamento stabilisce all’art. 2 alcune fondamentali prescrizioni di massima, che pare d’obbligo riportare, di seguito, nella loro integralità:

• la fattura elettronica reca i dati e le informazioni indicati e definiti nel documento “formato della fattura elettronica” di cui all’allegato A del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 3 aprile 2013 n.55;
• la fattura elettronica è trasmessa alle Amministrazioni attraverso il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate;
• le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa attraverso il Sistema di Interscambio, sono quelle del documento di cui all’allegato B del decreto;
• la fattura elettronica è gestita secondo le linee guida contenute nel documento di cui all’allegato C del decreto.

I Ministeri sono chiamati concretamente ad adempiere a partire dal 6 Giugno 2014. Da tale data tali Enti non potranno accettare fatture non trasmesse in forma elettronica né saranno autorizzati, trascorsi i 3 mesi da tale data, ad effettuare alcun pagamento – nemmeno parziale – fino all’invio del formato digitale.

Pertanto la convivenza tra fatturazione elettronica e quella tradizionale potrà essere tollerata nel periodo di transizione, con beneficio (auspicato da Confindustria) per i fornitori che potranno, almeno all’apparenza, scongiurare i ritardi, negli ultimi tempi fortemente penalizzanti, nel ricevere i pagamenti dovuti dalle PA, senza subire effetti deterrenti nella transizione da un sistema all’altro.

Così anche, si spera, laddove le altre Amministrazioni aderiscano al processo su base volontaria e, una volta per tutte, allo scadere dei termini stabiliti per il loro adeguamento.
Le modalità operative, in ogni caso, sfruttano un “linguaggio” comune. Quello del Regolamento che stabilisce, in primo luogo, alcune priorità funzionali al regolare svolgimento del processo di fatturazione.

L’art. 3 prevede che le Amministrazioni, dopo aver identificato gli uffici preposti alla ricezione della fatture elettroniche, provvedano al loro (inequivocabile) inserimento nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), oltre al loro costante aggiornamento. Gli uffici saranno identificati da un codice univoco assegnato dall’IPA, nell’ottica di consentire al sistema un servizio puntuale e funzionale e soprattutto uniforme per gli operatori economici interessati alle novità in argomento.

A tal fine sarà essenziale l’individuazione di una relazione univoca tra codice di ufficio dell’unità organizzativa IPA e il codice d’ufficio SICOGE (sistema informativo per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria messo a disposizione dalla Ragioneria Generale dello Stato di cui garantisce la piena integrazione con il processo di fatturazione elettronica).

Il SICOGE infatti consentirà, grazie all’implementazione di funzionalità dedicate, l’ottemperanza degli obblighi legati alla ricezione e conservazione delle fatture elettroniche nonché alla gestione delle notifiche attraverso il sistema di interscambio considerato nel Regolamento nelle sue caratteristiche di formato, contenuto, accesso ed evidenza fiscale e legale.

L’operatività del sistema integrato sarà possibile, secondo le previsioni della Ragioneria Generale dello Stato, a partire dal 4 febbraio 2014.

Nel frattempo, soprattutto, per le amministrazioni che aderiranno su base volontaria al processo fin dal prossimo dicembre sembrerebbe possibile servirsi delle alternative stabilite ed avallate dal Regolamento, sempre che esse risultino adeguatamente pubblicizzate dalle Amministrazioni aderenti, senza pregiudizio per i diritti dei fornitori eventualmente coinvolti.

Alla fine il sistema di interscambio integrato dovrà permettere, per ora ai Ministeri e alle Amministrazioni interessate ad anticipare la messa in opera delle nuove procedure, la scansione del processo di fatturazione elettronica nelle sue fasi più salienti, ovvero:

• emissione delle fatture da parte dei fornitori e successiva trasmissione al Sistema di interscambio
• controlli di integrità del Sistema che a seguito dell’esito positivo le trasmette ai Ministeri che le ricevono, a loro volta, su SICOGE;
• il SICOGE attraverso l’associazione dei codici provvederà a:

1. Protocollare la fattura
2. Conservare la fattura (secondo le modalità di conservazione alternativa a quella cartacea)
3. Trasmettere le notifiche al Sistema di Interscambio
4. Aprire un fascicolo contenente il documento fattura e i suoi allegati, accessibile anche ai fornitori interessati, che potranno così conoscere anche lo stato dei pagamenti. Tanto anche perché le fatture elettroniche sono soggiacciono agli stessi obblighi di registrazione e contabilizzazione delle fatture cartacee.
5. Rendere disponibile la fattura ai singoli uffici amministrativo-contabili coordinati da un referente in materia di fatturazione elettronica.

In futuro le funzionalità dovranno replicarsi sugli esempi detti e sul processo ora analizzato e ancora in itinere.

Nella speranza che ciò non alteri ancor di più gli equilibri tra operatori economici e PA con l’auspicio della salvaguardia dei diritti dei primi nei confronti del committente pubblico o, consentitemi, del contraente forte.