Conservazione sostitutiva, fate la cosa giusta…
Protagonista di una delle più epocali rivoluzioni dell’ultimo decennio – quella digitale – la Conservazione sostitutiva rappresenta una preziosa opportunità per le aziende, per i clienti finali ma anche per il canale IT.
La possibilità di disporre di un sistema informativo in grado di gestire, nel rispetto della normativa vigente, enormi quantità di documenti in formato digitale, non costituisce soltanto un elemento per accrescere la propria competitività, ma anche un fattore strategico nel conseguimento di obiettivi di produttività, efficienza e ottimizzazione in termini economici e di risorse.
Archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti analogici, al contrario di quanto si possa pensare, non rappresentano un lusso per le aziende, quanto piuttosto una scelta consapevole e lungimirante, in grado di produrre una lunga serie di vantaggi, primo tra tutti la riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio. Ulteriori privilegi riguardano la possibilità di controllare maggiormente gli accessi al materiale e alle informazioni (compresa la gestione delle autorizzazioni degli accessi al solo personale incaricato), la rintracciabilità dei documenti in tempo reale e a nessun costo, la flessibilità di gestione degli stessi e la possibilità di crearee monitorare i flussi documentali. Da un punto di vista economico l’archiviazione su supporti informatici permette l’eliminazione dei costi di manutenzione dei sistemi di stampa e di larga parte dei materiali di supporto, quali carta e cartucce per stampanti con il conseguente aumento di produttività e re-impiego in attività di maggior valore del personale coinvolto.
I tempi sono maturi. Gli strumenti tecnologici e legislativi a disposizione delle imprese non giustificano più alcun indugio. Le Case History di maggior successo confermano il pensiero darwiniano secondo cui “non è la specie più intelligente a sopravvivere e nemmeno quella più forte. E’ quella più predisposta ai cambiamenti”.
In altri termini, le imprese che vorranno mantenere alto il proprio livello di competitività e proporre un business innovativo e coerente con gli attuali strumenti tecnologici a disposizione, dovranno adeguarsi al processo digitale in atto. Questo passaggio, tuttavia, non deve essere vissuto come un fattore di criticità, ma come uno strumento finalizzato al miglioramento dell’efficienza dell’organizzazione interna. Questo può avvenire grazie a interventi mirati di modifica ed ottimizzazione del sistema informativo accompagnati ad una adeguata formazione del personale sul funzionamento dei nuovi dispositivi tecnologici, così come sulla normativa connessa alla materia.
Cosa deve aspettarsi un’impresa che voglia intraprendere questa strada? Il primo step da compiere consiste in un’analisi approfondita della situazione aziendale, seguita dalla definizione di un iter progettuale costituito da più fasi volte ad implementare, gradualmente e in maniera personalizzata, la modalità operativa dell’azienda. Contestualmente a questo dovrà essere individuato un responsabile della conservazione sostitutiva, che dovrà coniugare capacità gestionali ed organizzativi ad una buona competenza sul fronte tecnologico e pratico. Al responsabile della conservazione sarà poi affiancato un gruppo di lavoro costituito da risorse operanti in ambiti diversi e dalle competenze trasversali.
Le aziende che ritengono di non possedere abilità interne adeguate possono valutare la possibilità di dar vita a partnership mirate con aziende dalla comprovata esperienza nel settore, in grado di offrire valide soluzioni di dematerializzazione. Così facendo, le imprese potranno trarre dalla conservazione tutti i vantaggi qui menzionati per il proprio business e la propria organizzazione interna, senza dover necessariamente sviluppare competenze informatiche di particolare rilievo.
Avv. Valentina Frediani
(articolo apparso su ICT4Trade)
