Finalmente le regole tecniche in materia di sistema di conservazione

La figura “critica” del Responsabile della Conservazione

C’è un futuro per il “Digital Office”? La deadline è segnata all’11 aprile 2017, ovvero a 36 mesi dall’entrata in vigore del D.P.C.M. (d’ora innanzi il Decreto) del 3 dicembre 2013 recante le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, comma 3 e 5 bis, 23 – ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” (pubblicato in G.U. il 12.03.2014 – Serie generale n. 59 – Supplemento Ordinario n. 20).
Il periodo di transizione segna la necessità di adeguamento dei sistemi in uso alle nuove regole tecniche.

I 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta segnano la concreta vigenza delle nuove regole pur senza nulla togliere alla Delibera Cnipa n. 11/2004 che viaggerà in parallelo e quindi produrrà ancora i suoi effetti fino al completamento del processo di adeguamento.
Tanto assicurato dall’art. 14 del Decreto, che, anzi al suo comma 3, “decide” di investire il Responsabile della Conservazione (d’ora innanzi il Responsabile) della significativa scelta di valutare “l’opportunità di riversare nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti”. In tale ultimo caso, quindi, i documenti conservati con le regole superate continuerebbero a produrre i loro effetti anche allo spirare della deadline se non coincidente con i vincoli temporali che li riguardano. Superati i quali si imporrebbe la nuova gestione.

La valutazione e le opportunità della scelta sembrerebbero, però, non destinate a rimanere una semplice “riserva mentale” del Responsabile. Ciò in quanto il piano di adeguamento, secondo le previsioni del Decreto, andrebbe dettagliato nel manuale della conservazione altrettanto, se ne deduce, per le relative scelte che dovranno essere specificate e rese altresì conoscibili anche in ragione delle motivazioni che le presidieranno.

Fino in fondo e fino alle disposizioni finali del Decreto il Responsabile viene descritto come la figura centrale e indispensabile per la gestione del sistema nella sua indiscutibile complessità oltre che del passaggio dal vecchio al nuovo.
La centralità del Responsabile nella gestione del sistema di conservazione rivela anche alcune criticità del suo ruolo. Esso è rinnovato e confermato nei suoi aspetti principali in linea con l’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale.

Il Decreto, però, noncurante della sua posizione nella gerarchia delle fonti, aggiunge prospettive di interpretazione superando, a ben vedere, quelle del Codice.
L’art. 6 del Decreto (“Ruoli e responsabilità”) definisce, al comma 5, il Responsabile come colui che: “definisce  e  attua  le politiche complessive del sistema di conservazione e  ne  governa  la gestione con piena responsabilita´  ed  autonomia,  in  relazione  al modello organizzativo adottato”. Il Responsabile, altresì, assume piena responsabilità nella scelta e nel controllo dei delegati a cui possono essere demandate in tutto o in parte le attività del processo/sistema di conservazione.

Non sfuggirà ai lettori la più che probabile estensione dei poteri riconosciuti in piena autonomia (decisionale sicuramente ma anche economica e di posizione?) al Responsabile che deflagrano in una responsabilità piena e diretta ancora più stringente ma soprattutto, a differenza di prima, aprioristicamente stabilita.
La previsione – ad una prima lettura –  seppur eccedente il dettato normativo di cui alla sua fonte principale di riferimento, non va sminuita dalla sua veste giuridica ma, invece, ricondotta ad una chiara indicazione (interpretativa) di quella che dovrà essere la reale configurazione dei rapporti contrattuali che legheranno l’organizzazione aziendale al suo Responsabile.

I detti rapporti, quindi, andranno disciplinati sulla base delle previsioni in toto considerate provenienti dal Codice e dal Decreto, e disegnati nei limiti delle coinvolte competenze, negli effetti di queste sul valore delle obbligazioni assunte e anche dell’inosservanza di queste e, comunque, nel rispetto costante della prevista autonomia del Responsabile. Un’autonomia ovviamente riferita alla gestione del sistema di conservazione anch’esso, nel suo complesso, reso modello organizzativo distinto da quelli in atto all’interno dell’organizzazione aziendale.
Quindi prende corpo la possibilità di orientare la “conservazione” verso un ipotetico “ramo d’azienda” o,  come usa ultimamente, verso il “Digital Office”.

Quale ruolo assume in tutto ciò il manuale della conservazione sdoganato ormai come un vero e proprio obbligo nella gestione del relativo sistema?
Esso riflette la nuova organizzazione della conservazione aderendo alla peculiare struttura di risorse tecniche, tecnologiche e umane definita dal Decreto, ma anche al complesso delle responsabilità derivanti dall’organizzazione stessa.
Quindi da semplice manuale delle istruzioni (come veniva considerato prima delle regole tecniche senza lungimiranza) ora esso è destinato a diventare un vero e proprio codice di condotta e di controllo (inteso in senso lato), che impegna prima di tutti il “nostro” Responsabile.

Non resta che attendere.