In arrivo l’obbligo di iscrizione all’albo dei conservatori accreditati
L’articolo 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) obbliga le imprese che erogano servizi di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, a richiedere l’accreditamento presso DigitPA (ora Agenzia per l’Italia Digitale (AgID)). Entro luglio, come indicato dalla Dott.ssa Mariapia Giovannini, responsabile AgID del particolare processo, verrà istituito l’albo dei conservatori accreditati. L’iscrizione all’albo certificherà, di fatto, la conformità dei processi di conservazione realizzati ed adottati, e permetterà alle aziende iscritte di fornire servizi in via esclusiva alle pubbliche amministrazioni ed essere riconosciute come tali anche a livello europeo.
La richiesta di iscrizione può sin da ora essere presentata da coloro che sono interessati. Per iscriversi ci si dovrà adeguare al rigido disciplinare che sarà reso disponibile nei prossimi giorni sul sito dell’AgID e che imporrà ai conservatori il rispetto delle nuove regole tecniche contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 12 marzo scorso.
Possono presentare la richiesta di iscrizione all’albo solo soggetti dotati di requisiti di qualità e sicurezza di livello tale da potere svolgere attività di conservazione. Inoltre, per essere iscritti all’albo occorre essere in grado di certificare la correttezza dei relativi processi anche quando non direttamente realizzati. Secondo l’art. 44-bis del CAD, inoltre, i soggetti privati devono costituirsi in società di capitali e dotarsi di un capitale sociale non inferiore a 200mila euro.
In ogni caso, i conservatori devono dimostrare di possedere l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di conservazione. In particolare, gli stessi devono dimostrare di possedere un organico esperto, che goda di conoscenze specifiche dei servizi forniti (possesso di specifici percorsi di studio universitario) ed esperienza, e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le relative regole tecniche. Questo perché si è in presenza non tanto e non solo di un processo informatico di acquisizione e mantenimento nel tempo di dati, documenti e informazioni a pieno valore legale, ma di un più complesso ed articolato sistema di conservazione.
Inoltre, alle aziende che vogliono iscriversi all’albo è richiesta la certificazione ISO 27001, nonché la redazione di un apposito documento relativo ai requisiti di qualità e sicurezza, da pubblicare sul sito.
In sintesi, tutti i soggetti, dunque, che intendessero procedere alla richiesta per ottenere l’iscrizione all’albo dei conservatori accreditati presso l´AgID dovranno provvedere a integrare la documentazione eventualmente già presentata con gli ulteriori requisiti imposti e che verranno imposti a breve, come peraltro già previsto dalla Circolare di DigitPA (ora AgID) 29 dicembre 2011, n. 59.
La PA avrà quindi la possibilità di realizzare i propri sistemi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa oppure esternalizzare il processo. Qualora decidesse l’esternalizzazione, la stessa può essere affidata solo a conservatori accreditati e iscritti all’albo.
