FE: Circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 18/E del 24 giugno 2014, ha fornito chiarimenti sulla disciplina in materia di fatturazione elettronica introdotta a seguito del recepimento della Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010.

Di seguito i maggiori interventi:

Cosa si intende per “fattura elettronica”?

L’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972, come modificato dalla Direttiva 45/2010/UE, definisce “elettronica” la fattura “che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. L’Agenzia, attraverso la Circolare, precisa che la fattura può dirsi “elettronica”, non per il suo formato originario utilizzato per la sua creazione, ma per la circostanza che la fattura sia in formato elettronico al momento della sua trasmissione al destinatario. In altre parole la fattura, anche se originariamente cartacea o già in formato elettronico, si dice “elettronica” solo se viene inviata al destinatario in formato elettronico (mediante PEC, sistema di interscambio apposito, etc.). Al contrario, quindi, non si qualifica come “elettronica” la fattura che viene inviata e ricevuta dal destinatario in formato cartaceo, anche se la stessa era stata creata in formato informatico.

Il destinatario deve ancora “accettare” la fattura elettronica?

No, la Circolare chiarisce che il termine “accettazione” di cui all’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, coerentemente con le indicazioni delle note esplicative della Direttiva 2010/45/UE, non è da intendersi come richiedente un accordo, precedente o successivo alla fatturazione, tra le parti. In sintesi, come precisato dal paragrafo 1.5 della Circolare, la mancata accettazione della fattura “elettronica” da parte del destinatario non ha effetti sul soggetto emittente, il quale potrà considerare la fattura emessa come fattura “elettronica” e conservarla elettronicamente.

Quali sono i requisiti della fattura elettronica?

L’Agenzia al punto 1.2 della Circolare in analisi chiarisce che la fattura elettronica, come quella cartacea deve rispettare i seguenti requisiti resi noti con l’acronimo I.A.L.:

– Autenticità dell’origine: l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi;

– Integrità del contenuto: il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972, non possano essere alterati;

– Leggibilità: la fattura deve essere leggibile su schermo o mediante la stampa dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. La Circolare precisa che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

L’Agenzia chiarisce inoltre che la nuova formulazione dell’articolo 21, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972 lascia libera scelta all’emittente di decidere quale sia la tecnologia più idonea a garantire i suddetti requisiti, eliminando quindi l’obbligo dell’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati.

Le modalità attraverso le quali possono essere garantiti i requisiti I.A.L. sono molteplici (sistema di controllo di gestione, firma elettronica qualifica o digitale dell’emittente, sistemi di trasmissione elettronica dei dati (EDI) e altre tecnologie). La Circolare ribadisce comunque che la firma elettronica avanzata non è di per sé sufficiente a garantire la leggibilità della fattura, dal momento della sua emissione al termine del periodo di archiviazione.

Come devono essere conservate le FE?

L’Agenzia, richiamando l’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633/1972, conferma che le fatture “elettroniche” devono essere conservate elettronicamente, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Dove devono essere conservate le FE?

In relazione a tale quesito, il punto 1.5 della Circolare concede la possibilità di conservare le fatture elettroniche in un altro Stato, tuttavia viene precisato che, in tale caso, ricade sul soggetto obbligato a conservare le fatture il dovere di applicare le regole di conservazione previste dalle disposizioni italiane e l’obbligo di consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti. Tali requisiti andranno tenuti, quindi, in considerazione in fase di redazione e stipula del contratto di outsourcing avetead oggetto la fornitura del servizio di conservazione con il soggetto che conserva i documenti fuori dall’Italia.

E’ possibile emettere la fattura differita anche nel caso di prestazioni di servizi?

Si, l’Agenzia, al punto 1 della seconda parte della Circolare in analisi, chiarisce che la fattura differita può essere emessa anche nel caso di prestazioni di servizi, e non più solo in relazione alla cessione di beni. Tuttavia, la fattura emessa deve indicare dettagliatamente le operazioni e le prestazioni di servizio e queste devono essere individuabili “attraverso idonea documentazione” che indichi con certezza la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti.

La fattura semplificata può essere emessa in sostituzione della fattura-ricevuta fiscale?

Si, la Circolare, al punto 5 della seconda parte, fornisce chiarimenti in relazione alla fattura semplificata, prevedendo altresì la possibilità di emetterla in funzione sostitutiva della fattura-ricevuta fiscale.

Conclusivamente, si ricorda che, oltre alla Circolare finora analizzata, il 27 giugno 2014 è entrato in vigore il nuovo Decreto del 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze titolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”. Quest’ultimo sostituisce il precedente Decreto MEF del 23 gennaio 2004, il quale ultimo continua ad operare esclusivamente sui documenti già conservati alla data del 27 giugno 2014.