Archiviazione della Posta elettronica: tra normativa e vantaggi di business
Posta Elettronica in azienda. E’ obbligatoria la conservazione? In quali modi e termini deve avvenire?
I dati registrano la crescita del numero di messaggi scambiati. L’archiviazione diventa fondamentale non solo per motivi di compliance normativa, ma anche per migliorare l’esperienza di lavoro e risparmiare risorse. Se ne è occupato l’ultimo appuntamento della WebTV di Achab al quale sono intervenuti, guidati da Paolo Galvani responsabile editoriale di ICTbusiness,it, l’Avv. Valentina Frediani e Andrea Veca, CEO di Achab.
L’Avv. Frediani ha delineato il quadro normativo specificando come, parlando di obbligo di conservazione e relative problematiche gestionali ed organizzative rispetto a quella su corrispondenza cartacea, si debba sempre partire da una politica aziendale che non demandi la responsabilità dell’archiviazione al singolo operatore. Questo alla luce anche della normativa sulla privacy, che ne risulta coinvolta. Il provvedimento del Garante del primo marzo 2007 obbliga infatti le imprese ad adottare un Regolamento in materia di posta elettronica. Un Regolamento che le aziende conoscono ma che viene spesso recepito solo parzialmente. Per fare un esempio, è raro che tali regolamenti includano non solo l’uso della posta elettronica in azienda, ma anche cosa accade quando un account viene cancellato, quando ad esempio una risorsa esce dall’azienda. Chi può leggere la sua corrispondenza? Chi la conserva, come e per quanto tempo? Queste domande, se non contemplate in fase di analisi dall’azienda, possono lasciare delle sacche di non gestione che rappresentano un rischio. La parola d’ordine deve quindi essere prevenzione.
Una strategia tanto più efficace se si considera che, incrociando tali scenari con l’obbligo di conservazione della corrispondenza analogica che è fissato in 10 anni, emergono una serie di problematiche che attengono anche aspetti tecnici (spazio, sistemi di gestione, reperibilità dei messaggi, ecc.) che possono essere meglio compresi e risolti con un’analisi più accurata in fase di progettazione.
Andrea Veca, CEO di Achab Srl, ha ben chiare tali problematiche vista l’esperienza sul campo dal punto di vista delle soluzioni tecnologiche offerte. Un client di posta – sottolinea – non è un “archiviatore” e il poter disporre del patrimonio informativo costruito nel tempo è fondamentale. Affidarsi alla buona volontà dell’operatore che costruisce un “albero” di cartelle nel proprio client, non può essere considerata una soluzione ottimale. Accedere ai propri messaggi serve, e rappresenta un vantaggio in termini di efficienza ed efficacia oltre a un risparmio in termini di costi, che non sempre è correttamente valorizzato.
In sintesi quindi, l’archiviazione della posta elettronica attraverso il raggiungimento della compliance normativa, può rappresentare uno stimolo ad una ottimizzazione interna che giovi al business.
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