D.M.E.F. del 17 giugno 2014 e D.P.C.M. del 3 dicembre 2013: rispondiamo ad alcune domande sulle nuove disposizioni per le Fatture Elettroniche

1. Quali sono le principali novità introdotte dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, recante le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”, emanato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. N. 82/2005)?

a)                  Soppressione e sostituzione del previgente D.M.E.F. 23 gennaio 2004 che rende la conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari estremamente più semplice rispetto al passato.

b)                  Abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture grazie all’art. 3 del decreto che, facendo riferimento al comma 4-ter dell’art. 7 del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, enuncia che il processo di conservazione delle fatture elettroniche deve essere allineato a quello di libri e registri contabili e deve essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.

c)                  Cancellazione dell’obbligo di comunicare l’impronta degli archivi digitali alle agenzie fiscali. Secondo l’art. 5 del nuovo decreto le modalità di comunicazione con l’Agenzia delle Entrate sono più semplici perché alla stessa non si dovrà più inviare l’impronta dell’archivio, ma il contribuente dovrà indicare nella dichiarazione dei redditi che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti.

d)                  Introduzione di una modalità semplificata di pagamento dell’imposta di bollo, ovvero ai sensi dell’art. 6 del D.M.E.F. 23 gennaio 2004 dovrà avvenire in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, e non dovranno più effettuarsi le comunicazioni preventive e consuntive finora richieste.

e)                  Indicazione dell’obbligo di rispettare le nuove Regole tecniche sulla conservazione dei documenti, di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013. Il comma 2 dell’art. 2 stabilisce infatti che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal Codice dell’Amministrazione digitale e dalle relative Regole tecniche, scelti dal Responsabile della conservazione – il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione – e atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

 

Quali sono i chiarimenti espressi dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare 18/e del 24 giugno 2014 relativamente alla conservazione digitale delle Fatture Elettroniche?

a)                  in ordine al concetto di fattura elettronica, con la circolare, l’Agenzia delle Entrate, richiamando l’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972, come modificato dalla Direttiva 45/2010/UE, che definisce elettronica la fattura “che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”, precisa che l’elemento distintivo della “fattura elettronica” non è il formato di emissione, ma quello con il quale viene trasmesso e ricevuto il documento dal destinatario. Per tali ragioni, pertanto, non costituisce “fattura elettronica” il documento creato elettronicamente con un programma informatico (software di contabilità, foglio di calcolo, etc.), ma inviato al destinatario in formato cartaceo.

b)                  relativamente all’accettazione da parte del destinatario, l’Agenzia delle Entrate, richiamando l’ art. 21 D.P.R. n. 633/1972 il quale enuncia che “l’utilizzo della fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”, stabilisce che tale norma non impone un comportamento “simmetrico” fra le parti coinvolte, pertanto, la mancata accettazione della “fattura elettronica” da parte del destinatario non ha effetti sul soggetto emittente, il quale potrà considerare la fattura emessa come “fattura elettronica” e conservarla elettronicamente.

c)                  in riferimento ai requisiti della fattura elettronica l’Agenzia delle Entrate statuisce che la fattura deve rispettare i seguenti requisiti noti con l’acronimo I.A.L.:

• Integrità del contenuto: non modificabilità del documento;
• Autenticità dell’origine: garanzia di autenticità del soggetto che ha emesso la fattura;
• Leggibilità: formato leggibile su schermo o mediante la stampa del documento. La Circolare precisa che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso da parte dell’Amministrazione Finanziaria.

d)                  infine, in ordine alle modalità di trasmissione della fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate dà la possibilità di utilizzare diverse metodologie: il sistema di controllo di gestione, la firma elettronica qualifica o digitale dell’emittente, il sistemi di trasmissione elettronica dei dati (EDI) etc.

Quanto è diffuso l’uso della Fatturazione Elettronica in Italia?

I recenti dati pubblicati dall’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione del Politecnico di Milano per l’anno 2014 confermano che il numero di fatture inoltrate alle pubbliche amministrazioni è molto elevato (c.a. 135.015). L’analisi dei dati sulla diffusione della fatturazione elettronica mostra dunque un processo in crescente espansione.

Che cosa prevedono le nuove regole tecniche in materia di sistema di conservazione?

Molte sono le novità introdotte dal D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, tra le tante si evidenziano le seguenti:

a. è stato inserito il nuovo concetto di sistema di conservazione, ovvero l’insieme coordinato di procedure e attività che assicurano l’acquisizione dei documenti e lo svolgimento a norma di legge del processo di conservazione, nonché l’accessibilità nel tempo ai documenti conservati. Le regole tecniche si focalizzano quindi sul processo di conservazione, che è liberamente determinabile, ma soprattutto sul risultato finale, cioè la creazione di documenti informatici con determinate caratteristiche e la conservazione degli stessi.

L’art. 9 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 individua le linee guida del processo da adottare, che ha come punti fondamentali:

• la distinzione logica e funzionale tra il sistema di gestione dei documenti digitali e il sistema di conservazione sostitutiva, ed il conseguente trasferimento dei documenti dall’uno all’altro sistema, il c.d. “pacchetto di versamento“, con la produzione di una conseguente ricevuta di versamento;
• una struttura minima per i metadati, che contiene diverse categorie di informazioni (soggetto produttore, data chiusura, destinatari e/o partecipanti nel caso del fascicolo informatico , identificativo univoco).
• la creazione di un lotto di documenti, chiamato “pacchetto di archiviazione“, formato da uno o più pacchetti di versamento e riepilogato in un file, tale struttura va a sostituire la precedente “evidenza informatica” contenete le impronte dei documenti sottoposti a conservazione su cui il responsabile deve apporre la propria firma digitale.
• I “pacchetti di distribuzione” e la relativa modalità di estrazione dei documenti dal sistema di conservazione;
• La gestione delle copie di backup, e più in generale della sicurezza del sistema attraverso l’adozione di un piano della sicurezza del sistema, così come previsto dall’art. 12 del decreto, tenuto conto anche di quanto previsto dagli articoli da 31 a 36 del D.L. 196/2003 (Codice Privacy) in materia di tutela dei dati personali.

b. Non è più previsto l’obbligo di apporre la marca temporale sui documenti informatici, salvo quanto previsto dal DM 17 giugno 2014, ma piuttosto l’uso dei “riferimenti temporali” da apporre sui pacchetti di archiviazione per rende la data di apposizione della marca stessa opponibile ai terzi, almeno nell’ambito privatistico o caso di contenziosi.

c. non è più previsto il riferimento agli originali analogici unici.

d. L’obbligatorietà del manuale di conservazione, un documento informatico complesso, redatto e periodicamente aggiornato dal responsabile della conservazione, che descrive dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti, i ruoli, le procedure adottate e l’architettura del sistema, anche per quanto concerne la sicurezza.

Quali sono i soggetti coinvolti e quali le loro responsabilità?

I principali soggetti che vengono individuati dalle nuove regole tecniche sono:

• il produttore, che è il soggetto delegato alla creazione dei pacchetti di versamento;
• il Responsabile della conservazione, il quale deve coordinare e presidiare i sistemi informatici deputati alla gestione documentale garantendo la validità giuridica nel tempo dei documenti informatici in essi contenuti;
• l’utente, che è il soggetto autorizzato ad interagire con i servizi del sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.

Inoltre, è prevista la figura del Responsabile per il trattamento dei dati personali che deve occuparsi della protezione del dato nei database e negli archivi digitali.

 Quali sono le tempistiche per adeguarsi?

Entro l’11 aprile 2017, ovvero a 36 mesi dall’entrata in vigore del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, tutti i procedimenti di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole tecniche secondo un piano dettagliato da allegare al Manuale della conservazione.