Trasporto e stoccaggio: istanza di verifica preliminare ed allungamento dei tempi di conservazione

La conservazione dei dati è uno dei temi di maggior interesse con cui le imprese si confrontano al momento dell’installazione del sistema di videosorveglianza, soprattutto laddove sia prevista la registrazione delle immagini. Il Garante, al punto 3.4 del Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2014 (qui di seguito Prov.Gen.), stabilisce in primis i principi generali  a cui attendere, statuendo che “la conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario – e predeterminato – a raggiungere la finalità perseguita, in applicazione del principio di proporzionalità (v. art. 11, comma 1, lett. e), del Codice privacy”. Nei successivi paragrafi fornisce indicazioni più specifiche secondo cui le immagini dovranno essere conservate  per poche ore o, al massimo, ventiquattro ore dalla loro rilevazione, “fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria”. Qualora sussistano particolari esigenze tecniche o l’attività del titolare sia di particolare rischiosità potrà essere allungato il tempo di conservazione, ma in ogni caso il Garante ritiene che non debba superare la settimana.

Oltre il suddetto periodo di sette giorni, viene riconosciuta al titolare la possibilità di presentare una verifica preliminare – ai sensi e per gli effetti dell’art. 17 del Codice privacy – per l’allungamento dei tempi, dichiarando il carattere eccezione della richiesta. Per questo la congruità del termine dovrà essere motivata in modo adeguato facendo riferimento “ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità” o “alla necessità di aderire ad una specifica richiesta di custodire o consegnare una copia specificamente richiesta dall’autorità giudiziaria o dalla polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso”.  Il titolare, pertanto, salvo i casi di esclusione di cui al par. 3.2.2 di cui al succitato Prov.Gen., dovrà presentare istanza di verifica ben motivando le specifiche esigenze sottese ad essa, mettendo in luce le cause di utilizzo dell’impianto e le necessità di conservare i dati trattati per il tempo richiesto.

Tra le ultime istanze presentate al Garante, ricordiamo quella avanzata dalla Schenker Italiana Spa per la conservazione per 90 giorni delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza installati nei propri magazzini all’interno delle filiali di Civitanova Marche, Peschiera Borromeo, Prato e Lallio. Dopo l’esame del funzionamento dell’impianto e l’accertamento che il trattamento mediante i sopradetti sistemi fosse lecito alla luce della peculiare attività del titolare, il Garante ha analizzato le due distinte esigenze sottese all’allungamento del tempo di conservazione. Schenker Italiana Spa ha connesso quest’ultimo alle modalità di gestione dell’attività lavorativa che non permettono di rilevare in modo tempestivo le possibili anomalie e manomissioni nel breve periodo, oltre a ragioni di organizzazione interne e alle disposizioni del codice civile e norme pattizie vigenti in ambito di trasposto aereo che riconoscono al destinatario la possibilità di poter denunciare una perdita parziale o avaria non rilevabile al momento della consegna entro 8 giorni dopo che questa sia stata effettuata. Il titolare ha inoltre rilevato la necessità di adeguarsi agli elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto merci sia a livello nazionale che comunitario ed internazionale, evidenziando la sua qualifica di operatore economico autorizzato (AEO) ad avvalersi di “magazzini doganali”  autorizzati dalle Autorità delle Dogane ed avendo aderito all’associazione internazionale TAPA (Transported asset protection association). Le esigenze summenzionate sono state ritenute sufficienti per motivare e far accogliere la richiesta. Si comprende quindi che gli standard di sicurezza acquisiscono, come in altri provvedimenti, valore giustificativo per l’allungamento dei tempi conservativi.

Non si dimentichi tuttavia che, al momento di presentazione della verifica, il titolare dovrà dimostrare di aver provveduto, qualora proceda ad una modifica dell’impianto di videosorveglianza, ad adempiere a quanto previsto dall’art. 4 Statuto dei lavoratori.