Fatturazione elettronica e PA: prosegue la digitalizzazione del flusso amministrativo

Riflettori puntati sulla seconda fase della fatturazione elettronica, attualmente ai nastri di partenza. Il processo di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni, inaugurato lo scorso 6 giugno 2014 con l’introduzione dell’obbligo di fattura digitale nei confronti di ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza ed assistenza sociale censiti nell’elenco Istat, prosegue con il prossimo traguardo – fissato al 31 marzo 2015 –  con l’estensione del raggio d’azione di questo rivoluzionario strumento verso tutte le restanti pubbliche amministrazioni.

Per riassumere il contesto normativo, ricordiamo che l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle PA, introdotto dalla Finanziaria del 2008, stabilisce che la trasmissione delle fatture digitali destinate alla pubblica amministrazione venga eseguita per mezzo del Sistema di Interscambio, vale a dire uno specifico sistema informatico progettato per la “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” oltre che per la “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.

All’Agenzia delle Entrate è affidato il compito di gestione del Sistema di Interscambio (SdI), con specifico riferimento al coordinamento del sistema informatico della fiscalità, al controllo della gestione tecnica del SdI, alla vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni, alla gestione dei dati e delle informazioni che percorrono il sistema e all’elaborazione dei flussi informativi finalizzata all’integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.

L’adozione della fattura elettronica, come si può facilmente intuire, ha contrassegnato una svolta epocale per il management dell’intero flusso amministrativo nell’ambito delle PA, determinando un enorme impulso al processo di digitalizzazione, non solo in ambito pubblico, ma anche privato, dal momento che questa rivoluzione ha coinvolto in prima linea anche tutte le imprese gravitanti – più o meno direttamente – intorno l’orbita delle Pubbliche Amministrazioni.

Senza dubbio la netta riduzione dei costi amministrativi, lo snellimento dei passaggi e un sensibile miglioramento nel monitoraggio dell’intero flusso del documento hanno rappresentato vantaggi strategici importanti e non trascurabili. Ricadute estremamente soddisfacenti sulla produttività, determinate sia dalla possibilità di poter concentrare le risorse su compiti di maggior valore che la migliore tracciabilità dei passaggi finanziari e decisionali -semplificando la gestione di eventuali controversie – rendono presagibile un ulteriore allargamento del perimetro d’azione della fatturazione elettronica.

Tornando alla normativa sulla materia, merita poi soffermarsi sulle principali disposizioni introdotte da Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, datato 17 giugno 2014, recante le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”. Tra le principali novità si rammenta la soppressione e sostituzione del previgente decreto del 23 gennaio 2004, cancellando il termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture, con l’obbligo di conformarsi ai termini previsti  per i libri e i registri contabili.

Vi è altresì l’abrogazione dell’obbligo di comunicazione dell’impronta degli archivi digitali alle agenzie fiscali, dovendo invece il contribuente specificare nella dichiarazione dei redditi la scelta di conservare in modalità elettronica i documenti fiscalmente rilevanti.

Il decreto prevede inoltre l’introduzione di una modalità semplificata di pagamento dell’imposta di bollo, vale a dire secondo una soluzione unica entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Infine, ricordiamo l’obbligo di rispettare le nuove regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.

Tali aspetti meritano ulteriori chiarimenti, rappresentando questioni di grande interesse per gli addetti ai lavori. Il primo concetto da precisare riguarda la definizione di fattura elettronica, vale a dire la fattura “emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. L’elemento distintivo della fattura elettronica non è, al contrario di quanto molti credono, il formato di emissione quanto piuttosto il mezzo con il quale viene trasmesso e ricevuto dal destinatario. Ciò significa che un documento elettronico trasmesso in formato cartaceo non rappresenta una fattura elettronica. Altra peculiarità riguarda il processo di invio ricezione del documento. L’ art. 21 D.P.R. n. 633/1972 secondo cui “l’utilizzo della fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”, conferma la mancanza di uno scambio reciproco, o “simmetrico” che dir si voglia, tra i soggetti coinvolti. La non accettazione della “fattura elettronica” del destinatario non ha ripercussioni sul soggetto emittente, che potrà considerare la fattura emessa e conservarla elettronicamente.

Per quanto riguarda i requisiti per considerare valida la fattura elettronica, essi sono riassumibili con l’acronimo I.A.L: integrità del contenuto, vale a dire l’immodificabilità del documento, autenticità dell’origine e leggibilità, ossia formato leggibile su schermo o per mezzo di stampa del documento.

In ultima analisi, sul fronte delle modalità di trasmissione, l’Agenzia delle Entrate prevede metodologie differenti quali il sistema di controllo di gestione, la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o i sistemi di trasmissione elettronica dei dati.

Passando poi ad analizzare gli aspetti della conservazione, le indicazioni ci vengono fornite dal D.P.C.M del 3 dicembre 2013 in cui, attraverso specifiche regole tecniche, sono individuate una serie di novità prima tra tutti l’introduzione del nuovo concetto di sistema di conservazione, con cui viene identificato l’insieme coordinato di procedure e di attività per uno svolgimento “compliance” dal punto di vista normativo dell’intero processo. Le nuove regole tecniche abrogano l’obbligo di apposizione della marca temporale sui documenti informatici se non per i casi contemplati dal DM 14 giugno 2014, prevedendo invece l’utilizzo di riferimenti temporali da applicare sui pacchetti di archiviazione così da rendere la data di apposizione della marca stessa opponibile a terzi nell’eventualità di contenziosi o in ambito privatistico. L’ultimo punto delle regole tecniche rende obbligatorio la presenza di un manuale di conservazione, vale a dire un articolato documento informatico, redatto e periodicamente aggiornato dal Responsabile della Conservazione in cui vengono descritti nello specifico, anche sul fronte della sicurezza, organizzazione, procedure in uso, architettura del sistema, soggetti coinvolti e ruoli.

Questi ultimi, ovvero gli attori individuati nel processo dalle nuove regole tecniche, sono vari. Innanzi tutto abbiamo la figura del  produttore, ovvero colui che ha il compito della creazione dei pacchetti di versamento; poi vi è il Responsabile della Conservazione che coordina e presidia i sistemi informatici finalizzati alla gestione documentale garantendo la validità giuridica nel tempo dei documenti informatici conservati; l’Utente, vale a dire il soggetto autorizzato ad interfacciarsi con i servizi resi disponibili dal sistema per la conservazione dei documenti informatici; ed, infine, la figura del Responsabile per il trattamento dei dati personali, preposto alla protezione dei dati nei database e negli archivi digitali.

In tema  di fatturazione elettronica per le Pubbliche amministrazioni, merita infine un cenno al cosiddetto Split Payment, introdotto dalla famosa Legge di Stabilità 2015 per contrastare e ridurre l’evasione fiscale relativa all’Iva. Si tratta di un vero e proprio sistema anti-evasione attraverso il quale la PA corrisponde l’Iva direttamente all’Erario anziché ai fornitori.

Per far questo la Pubblica Amministrazione suddivide in due parti il compenso, pagando da un lato il prezzo del bene o del servizio al fornitore e, dall’altro, versando l’Iva direttamente allo Stato. In questo modo è arginato il rischio che colui che incassa la fattura non paghi l’imposta allo Stato.

Un cambiamento notevole dunque nella gestione contabile delle aziende, costrette a distinguere i propri clienti anche in relazione al regime IVA.

Determinando un decisivo impatto anche sulla fatturazione elettronica della PA, tale sistema, ha reso necessario una modifica e un aggiornamento dell’intero processo. Il DMEF del 23 gennaio 2015 ha riportato l’ordine, introducendo l’obbligo di segnalazione sulla fattura dell’assoggettamento dell’operazione fatturata al meccanismo dello split payment. Per dirla in altre parole, i fornitori della PA sono tenuti, nella regolare emissione della fattura secondo le indicazioni fornite dall’articolo 21 del D.P.R. n.633/1972, alla segnalazione dell’annotazione “scissione dei pagamenti” sul documento stesso.

Al fine di ottimizzare e rendere facilmente eseguibili tali prescrizioni lo scorso 2 febbraio l’Agenzia delle Entrate ha provveduto all’adeguamento del Sistema di Interscambio, facendo aggiungere un nuovo valore, ossia il carattere “S”, al fine di identificare e segnalare la scissione dei pagamenti.