Informazioni commerciali e best practices. Domande e risposte

Il 1° ottobre 2016 entrerà in vigore il nuovo Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale emanato dal Garante per la protezione dei dati personali con delibera 17 settembre 2015 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 238 del 13 ottobre 2015. Ma vediamo nel dettaglio di cosa si tratta rispondendo alle seguenti domande:

A chi si rivolge?

Il Codice si rivolge a soggetti particolarmente importanti nel settore dell’economia, ovvero le società operanti nel settore relativo alle attività di informazione commerciale. Tra le stesse risultano quelle che raccolgono, esaminano, elaborano, confrontano, comunicano e conservano particolari informazioni commerciali e offrono servizi informativi e/o valutativi.

Cosa si intende per informazioni commerciali?

Rientrano nella definizione tutti quei dati relativi ad aspetti patrimoniali, economici, finanziari, creditizi, industriali e produttivi di un soggetto. Si precisa che le informazioni

commerciali sono solo quelle riferite a persone fisiche rientranti nel concetto di interessato di cui all’art. 4, comma 1, lettera i), del D.lgs. 196 del 2003 e s.m.i. In particolare, rientrano in tale categoria i dati personali provenienti dalle c.d. fonti pubbliche come i pubblici registri, gli elenchi, gli atti o i documenti conoscibili da chiunque o «fonti pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque» come le testate giornalistiche cartacee o digitali, oltre che gli elenchi telefonici, i siti web di enti pubblici o altre autorità di vigilanza e controllo.

Inoltre, possono essere utilizzati i dati personali forniti direttamente dagli interessati.

Quali adempimenti sono previsti?

I destinatari del Codice sono chiamati a rispettare i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone interessate. In particolare, devono garantire il diritto alla protezione dei dati personali, come anche il diritto alla riservatezza e il diritto all’identità personale degli interessati.

• possono essere raccolte esclusivamente informazioni limitate rientranti nella definizione di informazioni commerciali di cui sopra detto;
• i dati suddetti possono essere trattati dal Titolare senza il consenso dell’interessato, ai sensi degli artt. 23 e 24 del D.lgs. 196 del 2003 e s.m.i.;
• il Titolare dovrà rilasciare apposita informativa completa attraverso il proprio sito web e dovrà sempre annotare la fonte da cui ha tratto i dati personali sulla persona censita;
• è obbligatorio garantire un riscontro telematico, tempestivo e completo, alle richieste in materia di privacy avanzate dalle persone censite;
• i dati potranno essere conservati solo per periodi di tempo ben definiti e nei limiti della conoscibilità, dell’utilizzabilità e della pubblicità dei dati previsti dalle normative di riferimento. P.e. i dati giudiziari potranno essere trattati dai giornali, o da un’altra fonte pubblicamente e generalmente accessibile, per più di sei mesi, mentre le informazioni relative a fallimenti o procedure concorsuali possono essere conservate per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla data di apertura della procedura del fallimento, etc. ;
• i dati dovranno essere sempre tenuti aggiornati e devono essere sempre pertinenti e non eccedenti l’attività di informazione commerciale;
• il Titolare deve assicurare l’adozione di idonee misure di sicurezza, ovvero misure tecniche, logiche, informatiche, procedurali, fisiche ed organizzative atte a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza delle informazioni commerciali oggetto di trattamento conformemente agli obblighi previsti dagli artt. 31 e ss. del D.lgs. 196 del 2003 e s.m.i. e dall’Allegato B;
• infine, il Titolare è tenuto a nominare gli incaricati e gli eventuali responsabili del trattamento, anche esterni, autorizzati a trattare le informazioni commerciali, conformemente agli artt. 29 e ss. del D.lgs. 196 del 2003 e s.m.i.

Qual è la ratio del Codice?

Il Garante, a termine della consultazione pubblica, con il Codice in esame ha voluto promuovere ed assicurare, nei rapporti commerciali, la certezza e la trasparenza, nonché l’adeguata conoscenza e circolazione delle informazioni commerciali, come anche garantire la loro qualità, pertinenza, esattezza e aggiornamento.

Sono previste delle esclusioni all’ambito di applicazione del Codice in analisi?

Non si applica il Codice in argomento al trattamento avente ad oggetto i dati personali raccolti presso soggetti privati diversi dall’interessato. Inoltre, si precisa che il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito di sistemi informativi creditizi non rientra nell’ambito di applicazione del Codice in argomento.

Gli interessati come possono esercitare i propri diritti ex art. 7 del D.lgs. 196 del 2003 e s.m.i.?

Il Garante precisa che gli interessati devono inserire nella richiesta di esercizio dei diritti il proprio Codice fiscale o la partita iva al fine di agevolare la ricerca dei dati che lo riguardano.

Repetita iuvant, il nuovo Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale ora brevemente analizzato entrerà in vigore il 1° ottobre 2016, si invitano quindi tutti i Titolari ad adeguarsi preventivamente.