Il documento informatico e il suo valore probatorio

Il Codice dell’amministrazione digitale (D.lgs. n. 82/2005) o CAD, recependo le novità apportate dal Regolamento (UE) n. 910/2014 del 23 luglio 2014 (meglio conosciuto come Reg. eIDAS), definisce il documento informatico come:

«il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» (art. 1, lett. p), del CAD).

Il Reg. eIDAS definisce invece il «documento elettronico» come qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva (art. 3, n, 35).

Dalle definizioni sopra, si evince come il nuovo CAD, recependo la richiesta avanzata dal Notariato e da altri operatori, distingue la specificità del documento informatico quale “documento giuridicamente rilevante”, nel più ampio genere del documento elettronico. Questa richiesta è stata accolta dal legislatore al fine di permettere il coordinamento fra i precetti contenuti nel nuovo CAD e nel Regolamento eIDAS con la normativa italiana prescritta dall’articolo 2712 del codice civile dedicato all’efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche e informatiche:

«Le riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.» (art. 2712 c.c.)

Valore giuridico del documento informatico

Fatta una prima doverosa premessa sulle definizioni principali, di seguito scendiamo nel dettaglio indicando qual è il valore giuridico di un documento informatico. Per rispondere alla domanda occorre tenere a mente che il valore giuridico del documento informatico cambia a secondo che lo stesso sia:

• un documento informatico senza firma
• un documento informatico firmato con firma elettronica “semplice”
• un documento informatico firmato con firma elettronica “forte” (Firma qualificata, digitale o avanzata)

Valore giuridico del documento informatico non sottoscritto

Prima della modifica apportata al CAD dal decreto correttivo decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217 (in vigore dal 12 gennaio 2018) l’art. 20 comma 1-bis del CAD chiariva che l’idoneità del documento informatico non sottoscritto a soddisfare il requisito della forma scritta ed il suo valore probatorio:

“sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità”

Ricordiamo che per “forma scritta” si intendono le ipotesi in cui il nostro ordinamento richiede obbligatoriamente che l’atto sia redatto per iscritto:

• a pena di nullità dello stesso (cd. “ad substantiam”), e ciò accade in ipotesi espressamente previste a livello normativo (cfr. l’art. 1350 c.c.);
• per la prova dello stesso (cd. “ad probationem”).

Tale indicazione vale ancora oggi con l’attuale CAD (dopo il 12 gennaio 2018) per applicazione dell’art. 20 comma 1-bis CAD. L’articolo modificato dal Decreto correttivo al CAD chiarisce nuovamente che l’idoneità del documento informatico non sottoscritto a soddisfare il requisito della forma scritta ed il suo valore probatorio “in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità”.

Differenza tra firma elettronica “semplice” oppure con firma elettronica “forti” (Firma qualificata, digitale o avanzata)

Prima di parlare del valore giuridico del documento informatico sottoscritto con firma elettronica “semplice” oppure con firma elettronica “forti” occorre soffermarsi sulle differenti firme oggi esistenti.

La Firma elettronica (semplice) pre-Reg. eIDAS veniva definita dal CAD come: «l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica». Essenzialmente, per fare un esempio concreto, le credenziali di accesso, una password o un pin erano (e sono) firme elettroniche semplici. La funzione della firma elettronica semplice era essenzialmente identificativa.

Dopo la riforma apportata dal Reg. eIDAS, la firma elettronica semplice viene definita come:

«dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare». tale definizione muta la funzione della firma elettronica trasformandola da mera funzione identificativa, a funzioni dichiarativa. Il firmatario con la firma non si identifica, ma manifesta la sua volontà a firmare un dato documento e quindi un dato contenuto (manifestazione di volontà).

Rientrano nella categoria di firme elettroniche “forti” le seguenti firme:

1 – firma elettronica avanzata: «una firma elettronica che soddisfi i requisiti di cui all’articolo 26, ovvero:

• è connessa unicamente al firmatario
• è idonea a identificare il firmatario
• è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
• è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati»

2 – firma elettronica qualificata: «una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche»

3 – firma digitale: è definita direttamente dal CAD come «un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.»

Valore giuridico del documento informatico sottoscritto con firma elettronica “semplice” oppure con firma elettronica “forte” (Firma qualificata, digitale o avanzata)

Prima della modifica apportata dal decreto correttivo al CAD, l’articolo 21 titolato “Documento informatico sottoscritto con firma elettronica” chiariva che:

• Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta e sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
• Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, ha altresì l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa anche regolamentare in materia di processo telematico.

L’efficacia prevista dall’ art. 2702 c.c. (scrittura privata): fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.

Dal 12 gennaio 2018 il valore giuridico del documento informatico sottoscritto con firma elettronica “semplice” oppure con firma elettronica “forte” viene disciplinato direttamente dal nuovo comma 1-bis dell’art. 20 del CAD. In specifico, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile, ovverosia quella di fare piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, quando:

• vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque (=DOCUMENTO INFORMATICO CON FQ, FEA O FD)
• anche qualora sia “formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore” (=DOCUMENTO INFORMATICO NUOVA MODALITÀ DI CREAZIONE O CON FIRMA SEMPLICE)
• In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. (=DOCUMENTO INFORMATICO SENZA FIRMA O CON FIRMA SEMPLICE)

Si segnala, che naturalmente il documento informatico (in qualunque modo esso venga poi firmato) per essere considerato tale deve essere formato, trasmesso, conservato, copiato, duplicato, etc., secondo le Linee guida dell’AgID ai sensi dell’art. 71 del CAD ancora da emanare. Le linee guide definite nel CAD entreranno in vigore semplicemente per effetto della loro pubblicazione online da parte di AgID, dopo aver sentito Enti e Autorità di volta in volta competenti in materia e dopo aver acquisito l’opinione degli addetti ai lavori attraverso una consultazione pubblica condotta sul web. Si rimane in attesa.