Whistleblowing. W-ALL valorizza il tema formativo

Come anticipato nel precedente articolo, la normativa Whistleblowing si applica solo ed esclusivamente a quei soggetti giuridici che nell’ultimo anno abbiano raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.

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La norma subordina proprio al numero di dipendenti l’entrata in vigore delle prescrizioni, ovvero chi ha più di 249 dipendenti dovrà adeguarsi entro il 15 luglio 2023, mentre coloro che hanno tra i 50 e i 249 dipendenti entro il 17 dicembre 2023 e prende in considerazione più tipologie di soggetti coinvolti.

Quali sono gli attori principali di questa normativa?

I segnalanti

La direttiva viene costituita per consentire le segnalazioni di reati a soggetti specifici, a differenza di quanto prevede il decreto 231. Sono numerosi i soggetti che possono procedere all’utilizzo del canale di segnalazione:

• i dipendenti delle amministrazioni pubbliche nonché i dipendenti delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione;
• i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;
• i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
• i lavoratori autonomi (consulenti o liberi professionisti inclusi) nonché i titolari di un rapporto di collaborazione che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Un elenco piuttosto esteso e giustificato dalla conoscenza che, tali soggetti, possono avere delle vicende che caratterizzano le entità giuridiche con cui interagiscono; ad essi dovrà essere garantita la riservatezza dell’identità in caso di segnalazione, parimenti a quella prestata alla persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione.

I gestori del canale di segnalazione

Premesso ciò, con riferimento ad altri attori protagonisti della direttiva Whistleblowing, dobbiamo considerare la centralità dei soggetti che hanno il compito di gestire il canale. Utilizzo volontariamente il plurale perché appare logico non avere un unico soggetto di riferimento ma più persone che possono monitorare le segnalazioni affinché vi sia continuità nella gestione del canale stesso. Tali risorse dovranno essere selezionate tenendo conto della posizione ricoperta all’interno dell’azienda affinché non si creino delle incompatibilità.

Appare evidente come un responsabile delle risorse umane non possa gestire in prima persona il canale trovandosi, altrimenti, nella posizione di poter utilizzare le informazioni relative ai segnalanti o segnalati rispetto alla loro posizione lavorativa.

I gestori del canale dovranno ricevere una nomina formale contenente tutte le istruzioni in linea con le disposizioni normative da un lato e con le politiche aziendali dall’altro, ovviamente tenendo conto della tipologia di strumento utilizzato.

Occorre evidenziare che – benché non venga direttamente citato nel testo normativo – l’ufficio delle risorse umane, o comunque i soggetti che gestiscono il personale, ricoprono un ruolo particolarmente delicato alla luce della normativa, in quanto l’elenco delle ritorsioni citato dal legislatore riporta una serie di azioni proprie attribuite per competenza al HR (a titolo esemplificativo costituiscono ritorsioni: il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti, la retrocessione di grado o la mancata promozione, il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro, la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa, etc.).

Proprio questo ufficio deve, dunque, essere destinatario – unitamente al canale di gestione – di una formazione specifica che gli consenta una conoscenza tale della normativa da evitare e prevenire azioni che potrebbero essere parificate a ritorsioni durante la fase investigativa rispetto al segnalante e alle vicende dallo stesso indicate.

L’importanza della formazione

È molto importante prevedere e realizzare un percorso di formazione differenziato per i diversi attori coinvolti, in considerazione del ruolo che svolgono rispetto alla normativa. I gestori del canale si troveranno a fronteggiare una pluralità di eventi: dovranno conoscere lo strumento tecnologico, tutte le specifiche procedure successive alla segnalazione, i meccanismi e le tempistiche per dare riscontro in maniera idonea, riconoscendo le garanzie per i segnalanti.

I soggetti indicati quali potenziali segnalanti, d’altro canto, dovranno essere messi nelle condizioni di comprendere gli aspetti normativi del whistleblowing, sia in riferimento alle vicende per le quali potranno effettuare segnalazioni che rispetto alle garanzie e ai diritti che dovranno essere loro riconosciuti.

Ricordiamo che sussistono ipotesi in cui il segnalante può ricorrere all’ANAC ovvero qualora abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito; qualora abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o che essa possa determinare il rischio di ritorsione. Infine qualora abbia fondato motivo di ritenere che la violazione rilevata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. In linea generale, dunque, per evitare un inutile ricorso all’ANAC, che potrebbe generare ulteriori problemi al soggetto giuridico coinvolto, si consiglia di attuare una formazione all’intera popolazione aziendale o dell’ente che, in totale trasparenza, illustri sia il percorso di accesso al canale di segnalazione che tutte le garanzie riconosciute dal legislatore affinché si possa ritenere completamente affidabile il canale costituito.

La formazione in W-All

Per queste ragioni anche nel servizio W-ALL il programma formativo è esaustivo e fornisce adeguate conoscenze di tutte le informazioni funzionali a comprendere la ratio della normativa. Per meglio avvicinare l’intera popolazione aziendale, abbiamo previsto anche pillole formative finalizzate a raccontare in sintesi come il whistleblowing debba essere applicato.

Un approccio concreto che punta a ridurre al minimo un uso scorretto del canale di segnalazione e, al contempo, sottolinea le differenze rispetto alle segnalazioni inerenti all’applicazione del decreto 231 che dovranno essere effettuate verso l’organismo di vigilanza, le garanzie prestate al segnalante e tutte le tempistiche relative al flusso informativo che con lo stesso dovrà essere imbastito.