Whistleblowing: focus sul canale di segnalazione. Come scegliere i gestori?

Whistleblowing, posto che una delle prime sfide per aziende ed enti è costruire un canale di segnalazione efficace: come individuare i soggetti che andranno a gestirlo?

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Si tratta di un aspetto tutt’altro che banale: la norma offre indicazioni di massima sul tema, offrendo spunti alle organizzazioni destinatarie della Direttiva ed individuando, quali soggetti che potrebbero ricoprire l’incarico, i membri dell’organismo di vigilanza. In realtà lascia, di fatto, una scelta del tutto discrezionale rispetto alla decisione finale considerato che molte aziende preferiscono non creare connessioni tra questi ruoli.

È quindi opportuno, e rispecchia il nostro approccio con W-All, non limitarsi al solo perimetro normativo per questa scelta ma analizzare, in ogni singola realtà, chi può essere affidatario di tale ruolo e svolgerlo al meglio, sia sul fronte interno che su quello esterno.

La scelta dei gestori: questione di metodo

Partendo dalle disposizioni di legge, possono essere individuati uno o più soggetti quali gestori del canale – ricordiamo che l’organismo può essere composto da più membri oppure essere monocratico. Fondamentali le specifiche caratteristiche quali: autonomia, indipendenza e trasparenza.

Sul fronte esterno la questione è – per così dire – di semplice risoluzione: è sufficiente individuare uno o più professionisti dalla comprovata esperienza e approfondita conoscenza del tema whistleblowing, esternalizzando l’intera gestione, comprese le relative prescrizioni documentali e le garanzie previste.

Ma dal punto di vista “interno” quali sono le valutazioni da fare e come avviene la selezione?

Il caso pratico

È questo il caso pratico affrontato da Colin & Partners aiutando un cliente che ha espresso la necessità di un supporto per comprendere come gestire la tematica nell’ambito della propria organizzazione, un’azienda di produzione con un numero di dipendenti compresi tra 50 e 150.

La valutazione rispetto ai potenziali soggetti eleggibili per l’affidamento dell’incarico di gestione del canale, escludendo l’area delle risorse umane da scartare per le molteplici interazioni con la problematica della ritorsione particolarmente tutelata dal Decreto, ha avuto inizio dall’analisi dell’organigramma e della struttura aziendale. Questo ai fini di comprendere se fossero o meno presenti soggetti operanti nell’ambito della compliance o addetti alla tematica dell’audit piuttosto che all’area qualità, riscontrando – alla fine del processo di analisi – la risorsa più idonea proprio in ambito audit.

Le caratteristiche necessarie

Occorre indubbiamente valutare gli aspetti caratteriali dei soggetti individuati: chi gestirà il canale dovrà prestare particolare attenzione alla dichiarazione di inammissibilità, come, d’altronde, dovrà essere in grado di valutare se portare la segnalazione dinnanzi all’Autorità competente. E questo comporta un piglio oggettivo e decisionale non banale. C’è poi da considerare il livello di propensione dei soggetti individuati: come noto, l’obbligo formativo ricade sul titolare dell’organizzazione che dovrà dimostrare, non solo di aver reso edotti i gestori rispetto all’impianto normativo o all’utilizzo del canale di segnalazione, ma anche – e soprattutto – rispetto alla gestione dell’eventuale segnalazione. Dall’altra parte è condizione necessaria che la persona apprenda e sia in grado di approfondire, con continuità, i reati che potrebbero costituire oggetto di segnalazione.

Il gestore del canale deve essere infatti capace di valutare l’ammissibilità o meno della segnalazione stessa, tra gli aspetti più semplici da determinare, ma soprattutto deve essere in grado di gestire l’indagine interna finalizzata a comprendere se la segnalazione, i contenuti e l’oggetto debbano seguire un iter di denuncia presso l’autorità o se possono essere eventualmente archiviati secondo quanto previsto dalle disposizioni normative, nel caso siano tematiche di lieve entità. In ogni caso il membro o l’organo monocratico individuati dovranno garantire una reattività specifica.

Nel caso specifico la persona con tali caratteristiche è presente in azienda ed afferisce al comparto audit. Quest’ultimo, come quello della compliance, possono senz’altro comprendere ottimi candidati per la natura delle materie trattate quotidianamente.

Dedicare attenzione e cura a questa selezione, così come alla formazione specifica, è fondamentale dato che l’individuazione erronea del gestore del canale potrebbe compromettere l’adeguamento e comportare controllo dell’ANAC con conseguente sanzione.

E se non fosse possibile operare una scelta interna?

Oltre alla soluzione all-inclusive W-ALL comprensiva di piattaforma e documentazione obbligatoria, Colin è la scelta possibile per la gestione del canale esternalizzata che previene e tutela da qualsiasi contestazione dell’ANAC, dell’Autorità Garante per la protezione dei dati e dal rischio di sfociare in conseguenze sanzionatorie.

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