29 febbraio 2024: il CAD non aspetta oltre

24/01/2024
di Redazione Colin Partners

“L’antivirus al termine della scansione, mi dice che ha trovato un numero inverosimile di files sul mio PC e che per fortuna sono tutti intatti. Una parte molto grande di questi files sono i miei preziosi documenti aziendali che hanno forma di lettere inviate e ricevute, mail, schemi, fogli di Excel ecc… Periodicamente copio diligentemente questi files su cartelle in Cloud e, per sicurezza, molti di loro li stampo pure. Così sono certo che, nel malaugurato caso in cui debba utilizzarli per esibirli all’Autorità o difendermi in un procedimento, ho tutto sottomano.”

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Questo è l’incipit di una discussione con un imprenditore: in effetti quello che lui sostiene è vero, ha tutto sottomano; peccato però che quei documenti probabilmente potrebbero non essere utilizzabili per i fini desiderati in quanto privi di valore giuridico. E non è uno scherzo. È tutta colpa del CAD.

Cosa dice il Codice dell’Amministrazione Digitale

La maggior parte delle Aziende o non è al corrente o ha solo sentito parlare degli obblighi che nascono per tutti i privati a seguito delle disposizioni contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e nelle Linee Guida che ne costituiscono, in pratica, il regolamento attuativo.

Il principio che è affermato dal CAD è che “il documento elettronico è una rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.  Il CAD prosegue poi stabilendo che “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell’articolo 71.

Queste norme sono entrate in vigore dal 1/1/2022 e riguardano tutti i documenti che sono emessi da quella data in avanti. Ricordiamo che – per i documenti fiscalmente rilevanti – si avvicina il limite massimo entro il quale occorre concludere il processo di conservazione dei documenti relativi al 2022. 29 febbraio 2024 è la dead line di riferimento.

Cosa accade se le Linee Guida non vengono adottate?

Nel mese di novembre dello scorso anno Confindustria ha posto ad AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) una serie di domande per ottenere chiarezza su alcuni punti importanti. Una di queste domande, e la relativa risposta, colpisce in modo particolare.

La domanda era: “Se esistono degli obblighi per le imprese, quali sono le conseguenze di una mancata adozione delle LL.GG.?

Questa è la risposta: “La mancata conformità alle linee guida determina un vulnus alla piena validità ed efficacia giuridica dei documenti con evidenti conseguenze di carattere sostanziale e processuale.”

Quindi se i documenti elettronici in possesso delle Aziende (es. fatture, LUL, PEC, e-mail, documenti con firma digitale, dichiarazioni fiscali e ricevute di trasmissione ecc…) non sono gestiti a norma del CAD essi perdono “piena validità ed efficacia giuridica”

Come gestire a norma?

Gestire a norma significa che i documenti debbono essere formati  all’origine secondo le regole specificate, che debbono essere accompagnati da un file di classificazione che ne sintetizzi le caratteristiche principali (le cui entità minime sono previste dalle Linee Guida) e che siano conservate presso l’Azienda o presso terzi con un processo a norma di Legge, sotto la responsabilità precisa del Responsabile della Conservazione ed entro i tempi previsti dalle norme vigenti (fiscali, civili, INPS ecc…).

Esistono quindi tre direttrici sulle quali operare: la formazione del documento, la classificazione, la conservazione.

Si tratta di affrontare temi di carattere organizzativo, informatico e giuridico.

A livello organizzativo, è un passaggio delicato nella vita aziendale, perché comporta uno spostamento delle procedure (e soprattutto del pensiero) verso gli “incogniti lidi digitali”. È un passaggio importante che deve essere percorso da tutte le Aziende siano esse grandi, medie o piccole.

Occorre partire da un accurato assessment, mappare i ruoli che necessariamente sono coinvolti nel processo di conservazione valutando se sussista nella propria realtà aziendale un soggetto in grado di ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione che non può essere la società che esegue le operazioni di conservazione stessa; così come sarà necessario comprendere chi si occupa del flusso documentale perché sarà coinvolto nelle eventuali nomine, deleghe, ecc. Un documento fondamentale che dovrà essere redatto è il Manuale della Conservazione, senza il quale decadono tutti gli adempimenti: lo stesso oltre a dover riportare in modo puntuale, reale e concreto tutti i processi e le modalità tecnica di conservazione, dovrà ben individuare il rapporto con il Fornitore del servizio di conservazione, con il quale peraltro dovrà essere stipulato un idoneo contratto oltreché una specifica delega da parte del Responsabile della conservazione. Ricordiamoci che il mercato offre una varietà di soluzioni ma che la responsabilità della configurazione e delle misure resta in capo al Responsabile della Conservazione ed alla Azienda che lo nomina, la quale oltre al rispetto delle misure tecniche indicate per la conservazione digitale dovrà verificare anche il rispetto dei principi del Regolamento europeo sulla data protection (accountability, privacy by design e by default). E questo, si sa, può complicare un po’ la vita, soprattutto in realtà che ancora non abbiano affrontato del tutto, e in modo organico, l’integrazione delle normative europee e nazionali sulla gestione e tutela dei dati.

Avviso ai naviganti: cominciate ad agire prima che potete, adempiere a queste norme è importante, regala un approccio innovativo in cui la conservazione dei documenti è un esito pratico finale. Tuttavia, raggiungere l’obiettivo può rivelarsi un esercizio abbastanza lungo e non privo di complessità.

La buona notizia è che possiamo supportarvi per evitare perdite di tempo e rischi normativi

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