Ma non basta conservare le fatture elettroniche per essere in regola?

01/02/2024
di Redazione Colin Partners

Questa domanda ci è stata posta con insofferenza da un Cliente con il quale stavamo iniziando ad affrontare l’argomento della conservazione dei documenti elettronici. Rincarando la dose il Cliente ha proseguito evidenziando che “i suoi consulenti – presumibilmente il Commercialista o il Legale dell’Azienda – gli avevano detto che avendo egli dato mandato all’Agenzia delle Entrate di conservare le fatture elettroniche “era già a posto”.

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È rimasto sorpreso e in parte incredulo quando gli è stato detto che la situazione non era esattamente di conformità alle norme, e che quindi “niente era a posto”. Affrontare la conservazione dei documenti in formato elettronico significa dover entrare in un diverso ordine di idee, decisamente lontano dal credere che affidato ad un fornitore il documento, lì si concludano gli obblighi.

È pertanto opportuno condividere alcune considerazioni così come peraltro condivise proprio con quel Cliente.

Innanzitutto, è necessario in base alle norme vigenti conservare tutti i documenti – informatici e non – che interessano il business dell’Azienda (ovvero tutti i documenti che hanno valore fiscale e civile). Ad esempio oltre alle fatture elettroniche già citate, sono da conservare i LUL, i libri contabili – se non si stampano – le PEC, i documenti firmati con firma digitale, le e-mail. E soprattutto tener ben presente che si debbono conservare gli originali, non le copie; perché ad esempio la stampa di una PEC non è il documento, ma una copia ed il suo valore probatorio è paragonabile a quello della fotocopia di un documento cartaceo.

A ciò si aggiunga che la conservazione è decisamente l’atto finale, eseguendo il quale si consente ad un documento elettronico di mantenere il suo valore probatorio nel tempo. Questa necessaria operazione, però, potrebbe risultare di rilevante complessità se non si inquadra in un processo che inizia con la preparazione del documento o la sua ricezione.

Da ciò che precede si comprende quindi che la conservazione in realtà è una fase di un processo che, vista la sua importanza, deve essere formalizzato e reso aderente a quanto prescrivono le norme. È pertanto obbligatorio per tutte le Imprese di qualsiasi dimensione nominare un Responsabile della Conservazione e redigere il proprio Manuale della Conservazione anche nel caso in cui esse affidino l’ultima fase del processo ad un Conservatore esterno come può essere, ad esempio, l’Agenzia delle Entrate. Ed è evidente che se il manuale descrive il processo che dovrà essere seguito per la formazione, la gestione e la conservazione dei contenuti, la sua redazione debba essere antecedente all’esecuzione di tutte queste attività.

Altro aspetto fondamentale è quelle relativo alla rintracciabilità. Le norme prescrivono che i documenti debbano essere rintracciabili utilizzando diversi filtri di ricerca; non è pensabile, quindi, di conservare i files sul file system tradizionale utilizzando come classificazione il nome della cartella ed il nome del file. Le Linee Guida prescrivono che ogni file sia accompagnato da un insieme di campi che lo descrivono ed i cui contenuti minimi sono descritti nell’Allegato 5 (I METADATI).  Per creare questo file di metadati con il minimo sforzo possibile è necessario operare fino dall’inizio e quindi a partire dalla formazione del documento o con dal suo ricevimento.  E qui torniamo a quanto detto precedentemente e cioè che la conservazione è un processo che fa parte dell’inarrestabile digitalizzazione di tutta la documentazione aziendale e che, quindi, ha a che fare con l’organizzazione dell’azienda e con il suo sistema informativo.

Non può essere una operazione isolata, decontestualizzata altrimenti non si è a norma, i documenti non sono validamente da esibirsi alle autorità. In sostanza … Se non si affronta con i giusti step, gli adeguamenti organizzativi, tecnologici e normativi SALTA IL BANCO!

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