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Conservazione Digitale Sostitutiva

Digitalizzazione strategica

 

Conservazione Digitale Sostitutiva: di cosa si tratta

La conservazione digitale (al tempo definita come conservazione sostitutiva) è un insieme di processi, regolamentati dalla normativa, che garantiscono la validità nel tempo del documento sia elettronico che analogico. Questo permette al documento digitale di avere lo stesso valore di quello su carta, sempre che siano rispettate le condizioni dettate dai riferimenti normativi. Sostituire i documenti cartacei con un supporto informatico richiede un adeguato sistema di conservazione e molto spesso anche la firma digitale e il bollo virtuale: esplicate le operazioni richieste i documenti digitali saranno conservati in un ambito tecnologico opportuno, nel quale saranno facilmente reperibili. A questo proposito è bene ricordare che uno dei grandi vantaggi dell’archiviazione digitale è la possibilità di conservare grandi contenuti di dati nella memoria del PC o trasferirli su un data base rendendoli disponibili ai controlli dell’Agenzia delle Entrate e delle Autorità. La Conservazione digitale razionalizza la gestione documentale delle aziende permettendo velocizzazione e risparmio.

 

Conservazione Sostitutiva fatture e sistemi informatici per il nuovo tracciato XML

Le fatture che un professionista emette nei confronti della PA sono in formato elettronico per legge. Sono firmate digitalmente e devono essere conservate in formato digitale per gli obblighi fiscali. Grazie al flusso digitale la PA evita le lungaggini della registrazione dei dati e individua i punti critici relativi a dati che non sono congruenti. Per la conservazione digitale (sostitutiva) la normativa prevede anche una Marca Temporale: al termine della procedura il documento digitale sarà conservato per minimo 10 anni. Per quanto riguarda, invece, le fatture emesse da un professionista verso un altro professionista o verso un privato, il formato FatturaPA, predisposto per la trasmissione delle fatture alla P.A. ha avuto un adeguamento in base al quale è consentita la fatturazione digitale anche tra privati. La fatturazione elettronica avverrà su tracciato XML e sarà utilizzato il Sistema di Interscambio (SdI) come stabilito dalla normativa per la trasmissione telematica delle operazioni IVA, il Dlg. n.127 del 2015. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche deve essere adottata sia quando si tratta di fatturazione elettronica tra privati sia quando si tratta di Pubblica Amministrazione, ma nel caso della pubblica amministrazione questa prassi rende impossibile la conservazione delle fatture cartacee.

 

Adeguamenti per la Conservazione Digitale

I sistemi di Conservazione digitale necessitano di adeguamenti realizzati secondo le disposizioni tecniche indicate nel decreto del Consiglio dei Ministri del dicembre 2013.
Per quanto riguarda le fatture elettroniche, l’adeguamento è obbligatorio sia per la PA che per i privati che utilizzeranno il SdI e dovranno configurare i sistemi informatici per utilizzare il tracciato XML. Mentre i sistemi gestiti dalle figure accreditate sono in linea con le recenti normative, quelli gestiti dai titolari delle documentazioni devono obbligatoriamente realizzare l’adeguamento richiesto. Si tratta di rendere idonei i sistemi informatici in modo che possano garantire l’identificazione del soggetto, la leggibilità del documento e la sua reperibilità.
Si precisa che le nuove regole riguardano non solo le fatture elettroniche, ma tutti i documenti che non sono ancora oggetto di conservazione digitale. E’ importante sottolineare come la conservazione sostitutiva dei documenti migliori la competitività delle imprese. Per la fattura elettronica, per esempio, la scelta per i B2B, a tutt’oggi, è opzionale, ma la velocità della comunicazione che godono le imprese che hanno aderito è innegabile. Inoltre le aziende, aderenti al sistema opzionale, godono di benefici fiscali.
Riguardo alla Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche è da ricordare che il contribuente che la effettua deve comunicarlo nella dichiarazione dei redditi inerente al periodo di imposta a cui si riferisce, secondo quanto stabilito dall’art. 5 comma 1 del DM del 17/6/2014. La conservazione di un documento fiscalmente rilevante deve essere segnalata anche da parte di chi affida a terzi la conservazione, anche quando si tratta di un documento soltanto.

 

Servizi di conservazione: in house e in outsourcing

La Conservazione digitale delle fatture cartacee e di altri documenti può essere in House o in Outsourcing. Nel primo caso il soggetto che produce il documento informatico ha una sua organizzazione interna, nel secondo l’Azienda si affida ad un outsourcer esterno. Ma vediamo come si deve procedere. Dopo la creazione del documento sul supporto informatico vengono apposte la firma elettronica e la Marca Temporale: un responsabile della Conservazione digitale segue le regole dettate dalla normativa che stabiliscono termini specifici per ogni documento da conservare. La firma digitale conferisce le caratteristiche di di autenticità, integrità e non ripudio al documento. In questo modo possono essere dematerializzati documenti come il libro giornale e il libro inventari, i Registri IVA, i Registri beni ammortizzabili, il Registro delle fatture ed altra documentazione. Gli obblighi dell’Azienda riguardano la nomina di un responsabile della Conservazione digitale, la disposizione di un manuale con le procedure adottate e la creazione di archivi digitali. Il responsabile della Conservazione sostitutiva deve monitorare tutte le fasi processuali, conoscere le leggi, programmare le scadenze e verificare la leggibilità dei documenti. Con la Conservazione in House si ha, quindi, il controllo del processo e ci si dota di una infrastruttura tecnologica ma i costi sono maggiori e l’impegno è elevato. Con la soluzione Outsourcing non si è tenuti a fare investimenti tecnologici: sarà una figura esterna a garantire che la documentazione rimanga leggibile. Il cliente dovrà produrre il documento informatico e trasferire il file: questo sarà preso in carico da terzi che attueranno il processo di conservazione.

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