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Digitalizzazione dei documenti per aziende, PMI e pubblica amministrazione

Big Data, IoT, assicurazioni

 

Imprese di business, associazioni e uffici di pubblica amministrazione producono e gestiscono grandi quantità di documenti. Le versioni cartacee di contratti, comunicazioni ufficiali, ricevute o documenti fiscali hanno un valore enorme. Per questo la digitalizzazione dei documenti per aziende, PMI e pubblica amministrazione è un aspetto fondamentale della gestione documentale. L’archiviazione e la possibile consultazione dei documenti sono aspetti importantissimi, a sostegno del corretto svolgimento di svariate attività amministrative, per questioni legate a logiche di produzione o di comunicazione con l’utenza. Una loro perdita, dovuta ad una qualsiasi causa, potrebbe risultare catastrofica.
Gli attuali sistemi informatici che hanno già migliorato efficienza e prestazioni in diversi ambiti produttivi, offrono soluzioni tecnologiche innovative, consistenti e convenienti, per eliminare il problema dell’archiviazione di grosse moli di fascicoli cartacei. Scegliendo di passare alla digitalizzazione dei documenti, si generano i presupposti per la loro conservazione sostitutiva, che è sicura e riconosciuta dalla legge.
Un servizio professionale di digitalizzazione garantisce che il processo di conversione produca una versione informatica di qualsiasi tipologia di documento, senza perdite di informazioni. Il CAD (Codice Amministrazione Digitale), con particolare riferimento alla pubblica amministrazione, specifica all’articolo 44 che la conservazione dei documenti digitalizzati deve essere strutturata in maniera tale da garantirne, tra gli altri, l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità. I documenti devono, inoltre, essere leggibili e reperibili, ogni qualvolta si renda necessaria la loro consultazione. Al fine di preservarne la validità, i file ottenuti dal processo di digitalizzazione devono essere archiviati adeguatamente in house oppure presso conservatori accreditati, dotati di sistemi e meccanismi di archiviazione certificati.

 

Vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Sono diversi i benefici che è possibile ottenere, in termini di efficienza, sicurezza e convenienza economica, scegliendo la digitalizzazione dei documenti e la loro conservazione.
Gli archivi digitali sostituiscono spesso spazi fisici di grosse dimensioni, difficili e onerosi da gestire e custodire. Nei casi limite si parla di uno o più edifici adibiti esclusivamente all’archiviazione di documenti importanti, dalla cui corretta conservazione dipendono completamente l’attività e le sorti di un’azienda o di un ente di pubblica amministrazione. Questi spazi devono essere adeguatamente protetti da possibili eventi inattesi, come fenomeni naturali di grossa portata, terremoti, incendi o da furti e attacchi dolosi. I costi legati alla loro locazione, inoltre, rappresentano una consistente voce di bilancio per le realtà a cui essi appartengono. La dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti consente, in alcuni casi, di smaltire totalmente gli archivi fisici, sostituendoli con basi di dati informatizzate e adatte a contenere i file che mantengono inalterata la loro valenza. Dall’eliminazione dei depositi di documenti derivano evidenti prospettive di risparmio economico sul lungo periodo.
Il passaggio al digitale migliora in maniera significativa anche l’efficienza. In presenza di grandi archivi fisici, rendere un documento disponibile per la consultazione può richiedere tempi lunghi, necessari per la ricerca e il trasferimento dello stesso. Le basi di dati informatiche, invece, consentono di trovare un file in maniera pressoché istantanea. La ricerca, in caso di soluzioni Cloud, può avvenire da qualsiasi posizione geografica, purché si abbiano le credenziali di accesso al sistema e un collegamento ad Internet.
Anche dal punto di vista della sicurezza, gli archivi contenenti documenti digitali risultano vantaggiosi, nel confronto con gli spazi deputati alla conservazione dei fascicoli cartacei, soggetti oltre che ad eventi imprevisti, anche all’inevitabile usura del tempo. I sistemi informatici più avanzati garantiscono protezione totale da attacchi o virus e meccanismi di backup che mettono completamente al riparo da perdite catastrofiche di dati, generando di fatto le condizioni ideali per custodire senza limiti di tempo i documenti dematerializzati.

 

Digitalizzazione Aziendale e per la Pubblica Amministrazione

Oltre ad essere vantaggiosa, la digitalizzazione dei documenti è, in alcuni casi, obbligatoria. Le Regole Tecniche per il Protocollo Informatico stabiliscono che tutti gli uffici di Pubblica Amministrazione devono digitalizzare e inviare in conservazione il loro registro giornaliero del protocollo. In un documento ministeriale pubblicato il 10 dicembre del 2015 dall’AgID aggiornato al D.P.C.M. del 2013, sono contenute le linee guida per una corretta digitalizzazione e conservazione dei documenti. Sia le aziende che gli uffici della pubblica amministrazione hanno possibilità di affidare in outsourcing la dematerializzazione dei documenti, presso agenzie certificate ed esperte in digitalizzazione per la PMI e per la PA. I servizi professionali sono strutturati per garantire i massimi livelli di sicurezza e la completa validità di tutti i documenti rielaborati e trasformati nella loro corrispondente versione digitale.

 

Informatizzazione del ciclo di gestione documentale

La gestione digitale degli archivi e l’informatizzazione del ciclo documentale è un’opportunità per quanti legano il proprio business all’efficienza ed alla precisione. Passare ad una gestione documentale totalmente informatizzata, eliminando progressivamente la produzione e la necessità di gestire, inviare ed archiviare documenti cartacei, vuol dire abbattere significativamente l’impiego di risorse umane e i costi totali dell’attività. Le moderne soluzioni tecnologiche per la gestione documentale accorciano, inoltre, la complessità ed i tempi di comunicazione con l’utenza o i partner. Basti pensare all’immediatezza con la quale si inviano comunicazioni, fatture elettroniche (come farle) o documenti via posta elettronica certificata e sicura, paragonata alla necessità di spedire via posta le equivalenti versioni cartacee. Rapidità, maggiore sicurezza e marginalizzazione delle possibilità di errore, rendono la digitalizzazione dei documenti e la loro gestione informatizzata un obiettivo di sviluppo prioritario, per tutte le realtà imprenditoriali e di pubblica amministrazione che puntano ad adeguarsi ai moderni standard tecnologici.

 

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