Digitalizzazione e conservazione dei documenti: la scelta conta

Pillola rossa o pillola blu? Ricordate la celebre scena di Matrix (1999)?

La possibilità di scegliere, guardando oltre alle apparenze e a convinzioni talvolta fuorvianti: da un lato c’è la realtà, così come siamo persuasi di conoscere e dall’altro lato c’è un universo sconosciuto, che potrebbe farci comprendere meglio il nostro.

CFD DigitalizzazioneUn po’ quello che accade nella quotidiana pratica di business, in cui credenze e abitudini reiterate non consentono di cogliere limiti e criticità di processi condotti talvolta in maniera cieca. Alcune consuetudini, ormai radicate, non rispondono a reali criteri di sicurezza o risultano non conformi alla normativa vigente, esponendo l’intera organizzazione a rischi concreti in termini di sanzioni e perdita di dati, oltre al danno reputazionale.

Una situazione molto diffusa, quella appena descritta, quando si parla di digitalizzazione e conservazione del documento informatico dove – a dispetto di quel che molti imprenditori credono – stampare i documenti o salvarli in cloud non può essere considerata una “gestione” del processo di conservazione. Anzi i documenti così conservati perdono “validità ed efficacia giuridica”.

Nel nostro CFD avremo modo di simulare delle richieste di esibizione di documenti, formati, informazioni lato tecnologico … e capire su cosa è doveroso essere allineati completamente alla norma!

Il servizio proposto da Colin equivale alla pillola rossa proposta da Morpheus a Neo.

Ma come si traduce nella pratica?

  • Ti accompagniamo in una gap analisi tra lo stato attuale delle procedure e ciò che prevede la legislazione e segnaliamo una road map ragionata a ragionevole per l’adeguamento.
  • A richiesta, ti supportiamo nell’identificazione del Responsabile della Conservazione, nella redazione del manuale della conservazione, nella verifica della documentazione relativa a rapporti con eventuali Conservatori esterni e/o nella scelta di effettuare la conservazione al proprio interno.
  • Ti affianchiamo nell’eventuale revisione dei processi interni e nella definizione di un sistema di Electronic Content Management capace di favorire la transizione digitale dell’Azienda.
  • Ti assistiamo in ogni fase del passaggio evolutivo fornendo assistenza specializzata giuridica ed informatica. Siamo anche in grado di proporre applicazioni software adeguate e personalizzate.

In altre parole, ti aiutiamo a comprendere la realtà normativa in vigore che, per oscure ragioni, non è sufficientemente conosciuta. Ma della quale qualcuno, prima o poi, chiederà il rispetto. Oggi occorre prepararsi ai controlli che avverranno nei prossimi anni, in considerazione dei termini di conservazione dei documenti!

Oppure scegliere la pillola blu…

Relatori

– Avv. Valentina Frediani – Founder e CEO Colin & Partners

– Alessandro Bencini – Partner Colin & Partners

 

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