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Fatturazione Elettronica: Come Fare

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L’introduzione della fatturazione elettronica rappresenta una delle principali innovazioni previste dall’Agenda Digitale Europea. Un cambiamento operativo radicale che impatta su milioni di imprese del Vecchio Continente. Qui vedremo alcuni passaggi che elencano gli elementi più importanti per conoscere come fare la fatturazione elettronica.
Molteplici sono gli adeguamenti richiesti e stringenti sono i termini per ottemperarvi. Le disposizioni riguardano le procedure di fatturazione elettronica fra privati e verso la PA, nonché le modalità di conservazione delle fatture stesse, il cui fine precipuo è la verificabilità nel tempo.

 

La fatturazione elettronica verso la PA

Un’evoluzione fondamentale ha riguardato la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Il processo di cambiamento ha visto due fasi fondamentali, atteso che la fatturazione elettronica ha avuto come scadenza normativa il 6 giugno 2014 se destinata a Ministeri, Agenzie fiscali ed enti previdenziali, e il 31 marzo 2015 per tutte le altre PA. Tutti i dati relativi agli Enti statali sono stati inseriti – a beneficio dei fornitori – nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Pertanto, chi si trova a dover utilizzare la fatturazione elettronica per la PA non deve fare altro che collegarsi all’IPA al fine di prendere conoscenza di tutti i dati necessari. Gli enti di PA non possono più ricevere fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e, consequenzialmente, non possono più corrispondere pagamenti ai fornitori che non si sono adeguati alla fatturazione elettronica.

 

Il Sistema di Interscambio

All’interno della Finanziaria 2008 è stato previsto che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alla PA debba realizzarsi mediante il Sistema di Interscambio. Esso è un apparato informatico creato per verificare la formale correttezza delle fatture e degli archivi elettronici. Opera perciò come filtro fra chi trasmette la fattura e le Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche è messo a disposizione dal Ministero delle Finanze, il quale può utilizzarlo per l’effettuazione di controlli incrociati con altri dati detenuti dall’Agenzia delle Entrate. I principali vantaggi per i contribuenti consistono nel mancato obbligo di registrazione negli appositi registri e di apposizione del visto di conformità. L’esonero ha effetto soltanto se i soggetti passivi IVA effettuano la trasmissione telematica di tutte le fatture, sia emesse che ricevute. Tali semplificazioni valgono per esercenti arti e professioni, imprese in contabilità semplificata, imprese nei primi tre anni di contabilità ordinaria.

 

La fatturazione elettronica fra privati

Il decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015 ha introdotto la fatturazione elettronica fra privati. Si tratta di una possibilità che può essere esercitata mediante un portale gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. L’obiettivo è quello di ottenere una riduzione degli adempimenti previsti a carico dei contribuenti. La decorrenza è stata fissata al 1° gennaio 2017 ed è facoltativa per la generalità dei contribuenti. È invece obbligatoria per le cessioni di beni realizzate attraverso distributori automatici. La fatturazione elettronica b2b e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate sono opzioni che coincidono con l’anno solare in cui vengono esercitate e si rinnovano di quinquennio in quinquennio, salvo revoca. Ragguardevole è il vantaggio in termini di risparmio rispetto alla forma cartacea.

 

Fatturazione elettronica: normativa

Il decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze n. 55 del 3 aprile 2013 ha regolamentato la legge n. 244 del 2007, vale a dire il funzionamento del Sistema di Interscambio per l’emissione, la trasmissione e il ricevimento della documentazione digitale. Tali provvedimenti rappresentano il cuore della normativa sulla fatturazione elettronica. Il regolamento ha previsto che i dati delle fatture vengano rappresentati in formato XML (sigla di eXtensible Markup Language), un metalinguaggio informatico atto a garantire che i dati contenuti non vengano alterati e che i documenti siano firmati digitalmente. Tali disposizioni sono frutto di una collaborazione a livello comunitario nell’ambito del cosiddetto PEPPOL, ossia uno standard europeo per la gestione informatica dei documenti relativi agli approvvigionamenti. Pertanto, è necessario che il software gestionale adottato sia in grado di generare una fattura elettronica in formato XML, come specificamente dettato dalla normativa sulla fatturazione elettronica.

 

La conservazione delle fatture elettroniche

In concreto, l’invio delle fatture elettroniche alla PA può essere completato avvalendosi di appositi servizi idonei a “dialogare” con il Sistema di Interscambio. Sono presenti sul mercato, a tale scopo, diversi operatori abilitati a offrire servizi digitali di gestione del processo di fatturazione elettronica. Fornitori e Pubbliche Amministrazioni sono inoltre tenuti per legge a conservare le fatture in modalità digitale per almeno 10 anni. Ciò deve avvenire per mezzo di strumenti software atti ad archiviare i documenti in maniera sicura, indicizzata, marcata temporalmente (tramite un sistema esterno certificato) e firmata digitalmente dal responsabile della conservazione. Il processo di conservazione deve avvenire entro tre mesi dal termine previsto per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali. Esso si estrinseca mediante la creazione di lotti di conservazione, ovvero archivi composti da file e recanti p.e. l’indice delle fatture e le fatture compresse. Tale processo garantisce la facilità nel reperimento delle fatture in archivio (in quanto indicizzate) e l’immutabilità delle fatture stesse nel tempo (in quanto “sigillate” dalla firma digitale e dalla marca temporale).

 

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