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Informativa Privacy: consenso privacy, modello e fac-simile

Privacy

 

L’informativa sulla privacy è un documento utilizzato per informare gli utenti di un sito web su come vengono raccolti, trattati e conservati i loro dati personali. In particolare, l’informativa deve specificare nel dettaglio quali sono le finalità di utilizzo dei dati raccolti, le modalità di trattamento dei dati personali, la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati, le conseguenze derivanti da un eventuale rifiuto di rispondere, se è prevista la comunicazione di tali dati e nei confronti di quali soggetti o categorie di soggetti, l’ambito di diffusione dei dati raccolti, i diritti dell’interessato ex art. 7 e ss. D.lgs. 196/2003 e gli estremi identificativi del Titolare del trattamento ed eventuale responsabili.
Prima di registrare qualsiasi tipo di informazione o di profilare un cliente, bisogna avere la certezza che quest’ultimo abbia ricevuto l’informativa riguardante il trattamento del dato, ed eventualmente prestato il consenso.
La raccolta di dati in assenza di un adeguato documento di informativa sulla privacy, è punita con sanzioni amministrative di varia entità. Non è raro che il Garante per il Trattamento dei Dati Personali commini pene pecuniarie anche molto consistenti. Vale quindi la pena dedicare all’informativa sulla privacy l’attenzione che merita, magari scegliendo di affidarsi a professionisti del settore, per avere la garanzia di rispettare quanto previsto dalla legge.
L’attuale regolamentazione dell’informativa sulla privacy deve fare riferimento all’Articolo 13 del Decreto Legislativo n.196 del 2003. Dal 25 maggio del 2018, invece, sarà obbligatorio attenersi agli articoli 13 e 14 del più recente Regolamento dell’Unione Europea (n. 679/2016) che integra il precedente testo, con qualche variazione. Naturalmente, il suggerimento per le aziende titolari del trattamento, è quello di cominciare con un congruo anticipo il processo di adeguamento alla nuova normativa comunitaria.

 

Come formattare un’informativa sulla privacy

L’informativa sulla privacy deve contenere tutte le informazioni previste dal decreto legge che lo regolamenta. Non sussistono, però, particolari vincoli relativi alla forma che il documento deve avere.
In ogni caso, per tutelarsi in qualsiasi possibile scenario ed evitare risultati inconsistenti, è sempre auspicabile che il documento sia scritto o revisionato da una figura esperta. Per facilitare la lettura e la consultazione rapida del documento, è consigliabile dividere il testo in paragrafi e inserire, in testa, un menu che contenga i titoli di ognuno di essi.

 

Quali informazioni deve contenere l’informativa sulla privacy

Un’informativa completa contiene informazioni su quali sono le finalità relative alla raccolta dei dati. Nel documento, inoltre, è necessario specificare quali sono le modalità di trattamento del dato e, in particolare, garantire che esse siano al riparo da furti o attacchi informatici.
L’autorizzazione a diffondere le informazioni con soggetti terzi anche per fini di attività pubblicitarie e di marketing, solitamente viene richiesta a parte, in un paragrafo in calce all’informativa sulla privacy, per offrire al sottoscrivente l’opportunità di negare il consenso al trattamento dei propri dati.
Nella parte finale dell’informativa, devono essere indicati i responsabili del trattamento dei dati e la conservazione dei dati. Anche il nuovo Regolamento UE impone che, a questa voce, corrispondano oltre a nome e cognome o ragione sociale dei titolari, anche tutte le informazioni utili a contattarli via telefono o email.

 

I vantaggi di avere una informativa sulla privacy professionale su un sito web

Obblighi a parte, la presenza di un’informativa sul trattamento dei dati personali esaustiva e ben redatta, ha una funzione positiva anche nel favorire un auspicabile rapporto di fiducia tra chi fornisce informazioni e chi le raccoglie. Questo aspetto è particolarmente importante quando la raccolta di dati avviene via Internet. Malgrado il costante aumento della sicurezza dei protocolli di comunicazione impiegati per lo scambio di dati personali, la gran parte degli utenti si dimostra ancora diffidente, quando si tratta di inserire informazioni personali in una web form che le registra. Ricevere la fiducia degli utenti è particolarmente importante soprattutto nell’online business, su siti e-commerce che mettono in vendita beni o servizi. In questi casi, un’informativa sulla privacy completa, ben scritta, diretta e di semplice consultazione, può fare la differenza in positivo sul tasso di conversione totale del sito, cioè sul numero di potenziali clienti che decidono di finalizzare un acquisto.
L’ informativa della privacy per un sito web è una particolare versione di questo documento. Essa deve essere scritta per fornire informazioni talvolta anche tecniche dettagliate, su quali sono le modalità di raccolta dei dati attive sule pagine del sito. In particolar modo in un secondo testo separato, è necessario informare l’utente su quali sono i cookie analitici, tecnici, di profilazione o di terze parti, attivi sul sito con lo scopo di acquisire informazioni sul comportamento degli utenti.
Anche in questo caso, fornire con completezza tutte le informazioni, affidandosi a professionisti del settore per la redazione personalizzata di una informativa sulla privacy per sito web, significa tutelarsi e mettersi al riparo da qualsiasi brutta sorpresa, guadagnando anche in credibilità.

 

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