Digitalizzazione e conservazione

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Documenti digitali e loro corretta conservazione

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Digitalizzazione e conservazione dei documenti a norma di legge

I documenti relativi all’attività aziendale debbono essere conservati per almeno 10 anni; tutti, quindi, conservano la carta nel modo più efficiente possibile. Se non accadono eventi traumatici, la carta dura nel tempo ed è leggibile da qualsiasi umano senza bisogno di alcun supporto. Oggi, però, la gran parte dei documenti aziendali non è più cartacea ma informatica. E sono i documenti informatici che contengono le informazioni che giustificano fiscalmente e civilisticamente gli atti della gestione.

Se un documento informatico non è conservato a norma di Legge esso perde il valore probatorio e quindi può non essere riconosciuto come documento valido ai fini fiscali e civili. Al di là delle sanzioni previste dalla normativa fiscale (es. DLGS 471/97) esiste la concreta possibilità che il documento non possa essere esibito come prova.

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Il giusto mix di competenze

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√ Benefici in termini di efficienza, sicurezza e convenienza economica

√ Rispetto dell’eventuale obbligo normativo

√ Intervento che unisce competenze normative, informatiche e strategiche

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Il supporto all'informatizzazione dei flussi di lavoro

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Conservazione e fatturazione elettronica, documenti di trasporto e biometria

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  • Supporto alla selezione del fornitore e alla stipula contrattuale
  • Assessment per valutare lo status documentale, organizzativo e tecnologico
    Analisi dei processi di gestione dei documenti
  • Redazione della documentazione mancante
    Redazione del Manuale della Conservazione
    Redazione dell’atto di nomina del Responsabile della Conservazione
    Redazione dell’Atto di nomina dei Titolari
    Definizione delle modalità di incarico a Conservatori esterni e verifica della documentazione e dei diritti di accesso
    Gestione strumenti di firma
    Esame possibili interazioni con la Privacy
  • Intervento customizzato
  • Formazione
    Interventi formativi saranno rivolti a: Responsabile della Conservazione, Titolari dei documenti ed eventuale personale IT.